Mô tả
Hoá đơn mua hàng là một chứng từ đầu vào của hàng hoá hoặc dịch vụ. Mỗi hoá đơn đến từ một nhà cung cấp cụ thể và chứa một mã số duy nhất. Nó bao gồm danh sách các mặt hàng thuộc quyền sở hữu của công ty với mức giá đầu vào ghi trên hoá đơn. Tổng giá trị của hoá đơn mua hàng là số tiền nhà cung cấp phải trả cho các hàng hoá, dịch vụ mua vào.
Cách tạo một hoá đơn mua hàng
1. Duyệt Mua hàng – Hóa đơn mua hàng
2. Nhấn Thêm để tạo một chứng từ mới
3. Bạn sẽ thấy mẫu sau
Mẫu hóa đơn
Cách nhập tiêu đề hoá đơn
1. Số hoá đơn – số hoá đơn phải thống nhất
2. Ngày – ngày lập phải phù hợp với giai đoạn được chọn
3. Hoá đơn – chọn loại hóa đơn phù hợp với đơn đặt hàng
4. Địa điểm – chọn nhà kho nơi bảo quản các mặt hàng cần xuất kho
5. Đại lý – chọn người có thẩm quyền trong quan hệ với các nhà cung cấp
6. Trung tâm – chọn trung tâm giá thành liên quan đến hóa đơn bán hàng
Mẫu hóa đơn
Cách chọn một nhà cung cấp
1. Theo tên – gõ tên của nhà cung cấp
2. Theo mã – nhập mã nhà cung cấp nếu bạn biết
3. bằng cách tra cứu – tìm kiếm các nhà cung cấp trong Danh sách đối tác và lựa chọn nhà cung cấp
Nếu trong trường hợp không tìm thấy nhà cung cấp, bạn phải thêm tên nhà cung cấp mới vào Danh sách đối tác.
Cách chọn tiền tệ ghi trên hoá đơn
1. Loại tiền tệ – Đồng tiền ghi trên chứng từ . Theo mặc định, tiền ghi trên chứng từ là đồng tiền quốc gia đang lưu hành, ấn định theo quy định của cơ quan hành pháp. Nếu đồng tiền ghi trên phiếu xuất hàng được phép ghi một loại tiền thanh toán khác (nội tệ / ngoại tệ), hãy lựa chọn đồng tiền đó từ danh sách các loại tiền
2. Tỷ giá – nếu bạn chọn một loại tiền khác, hãy nhập tỷ giá hối đoái trước khi nhập các mặt hàng.
3. Đăng – thông tin sẽ được kiểm tra sau khi bạn đăng hóa đơn
Cách thêm mặt hàng vào nội dung hoá đơn
1. Bấm Lưu để lưu tiêu đề tiêu đề hóa đơn
2. Bấm nút Thêm dòng để thêm các mặt hàng trong hóa đơn
3. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các dòng bằng cách sử dụng nút Sửa dòng hoặc các nút Xóa dòng
4. Bạn sẽ thấy mẫu sau
Cách chọn mặt hàng
1. Mã hàng – là thống nhất và được sử dụng cho công cụ tìm kiếm nhanh.
2. Tên hàng– mô tả ngắn gọn sản phẩm. Tên hàng mặc định được đặt trong Danh mục sản phẩm, song có thể thay đổi tên hàng đó theo sự mô tả mà bạn muốn xuất hiện trên chứng từ phải in.Tên danh mục hàng hóa mặc định sẽ vẫn giữ nguyên trong Danh mục hàng hóa
3. Thuế giá trị gia tăng– Mức phần trăm thuế suất VAT qui định cho mặt hàng
4. Khoản thuế – mã số thuế dựa theo tỷ lệ phần trăm thuế từng mặt hàng
5. Số lượng – số lượng hàng bạn muốn nhận.
6. Đơn vị đo – Là đơn vị qui định cho từng mặt hàng
Mẫu hóa đơn
Cách định giá và giá trị
1. Giá bán – giá xuất bán của từng mặt hàng có trong danh mục sản phẩm( Nhập giá cho sản phẩm khi tạo danh mục sản phẩm bán)
2. Giá + Thuế – giá hiện hành là giá bán có cả thuế giá trị gia tăng
3. Giá trị ròng – Trị giá các mặt hàng hiện hành bằng tiền hàng nhân với Số lượng
4. Trị GiáThuế giá trị gia tăng – tổng thuế giá trị gia tăng của các mặt hàng hiện đang chịu thuế VAT theo qui định là thuế suất đánh trên trị giá tiền hàng của từng mặt hàng
5. Tổng số – Dòng tổng giá tại thời điểm xuất hàng bao gồm cả thuế gía trị gia tăng và phần giảm giá (nếu có)
6. Nhấn Đồng ý để lưu
7. Nếu bạn muốn thêm một dòng mới bấm dòng Thêm
Cách áp dụng giảm giá (tùy chọn)
1. Giá gốc – Là giá cơ sở ban đầu ghi trong danh mục không có giảm giá
2. Nhập Tỉ lệ chiết khấu và giá sẽ được cập nhật như sau:
Giá = Giá gốc – Giá gốc * Tỉ lệ chiết khấu/100
3. Ấn nút chiết khấu ròng nếu Bạn muốn ghi luôn phần chiết khấu vào dòng tính giá tiền hàng thực xuất.
Trị giá thực xuất = giá gốc * số lượng – chiết khấu
Đơn giá thực = trị giá thực chia cho số lượng
Cách hoàn tất lựa chọn thanh toán và tổng các trường
1. Hình thức Thanh toán – Chọn từ danh sách phương thức thanh toán theo cách mà bạn muốn trả tiền nhà cung cấp (TIỀN MẶT, PO, vv)
2. Ngày đến hạn – ngày đến hạn của một khoản thanh toán của khách hàng phải trả cho doanh nghiệp, nhưng bạn có thể thay đổi nó
3. Số tiền thanh toán – số tiền thanh toán cập nhật tự động sau khi bạn nhập một khoản thanh toán. Đó là một trường chỉ đọc mà không thể thay đổi
4. Giá trị ròng, trị giá Thuế giá trị gia tăng, Tổng số – document summary values in document’s currency
Cách nhập thông tin giao hàng
Cách nhập thông tin phân phối:
1. Loại phân phối – được tự động điền theo chỉ định của nhà cung cấp về loại phân phối
2. Ngày phân phối – ngày ước tính nhận hàng, dựa vào xác nhận của nhà cung cấp
3. Thời gian phân phối – thời gian ước tính nhận hàng, dựa vào xác nhận của nhà cung cấp
4. Người phân phối – được mặc định là người phân phối đầu tiên của nhà cung cấp với Mã phân phối hợp lệ
5. Nhận dạng phân phối và Phương tiện phân phối được tự động điền theo thông tin của người phân phối
6. Địa chỉ phân phối – địa chỉ phân phối mặc định là trụ sở của nhà sản xuất
7. Chứng từ phân phối– bạn có thể nhập thông tin thêm về văn bản. Những thông tin này cũng xuất hiện trong văn bản khi in.
Mẫu hóa đơn
Nhấn Đồng ý hoặc nút Lưu để lưu tài liệu.
Cách xem hoá đơn mua hàng
Theo mặc định, danh sách hoá đơn hiển thị các số hoá đơn, ngày, tài liệu, tên đối tác và những thông tin liên quan khác trên hoá đơn
Nếu hoá đơn có post flag thì sau đó chứng từ sẽ được đăng tải.
Cách tìm kiếm hoá đơn mua hàng
Bạn có thể tìm kiếm theo hóa đơn qua id, thanh ngày, số tài liệu, tên đối tác hoặc bất kì cột nào trong mục cột
Cách chỉnh sửa một hoá đơn mua hàng
1. Duyệt Mua hàng – Hóa đơn mua hàng
2. Chọn và mở hoá đơn bạn muốn chỉnh sửa
3. Nếu hoá đơn được đăng, mở hóa đơn và không đăng nó nữa bằng cách nhấn Không đăng
4. Sử dụng chế độ Sửa để chỉnh sửa hóa đơn
5. Nhấn Lưu để lưu thay đổi của bạn
6. Nhấn Đăng để đăng hóa đơn bán hàng vừa chỉnh sửa
Cách xóa một hóa đơn mua hàng
1. Duyệt Mua hàng – Hóa đơn mua hàng
2. Nếu hoá đơn được đăng, mở hóa đơn và không đăng nó nữa bằng cách nhấp vào Không đăng
3. Chọn hoá đơn mà bạn muốn xóa và nhấn nút Xóa
4. Sau khi xác nhận quá trình xóa, hóa đơn của bạn sẽ không còn tồn tại
Description
The purchase invoice is a document of entry of goods or services. Invoice comes from a particular supplier and has a unique identification number. It contains a list of items which come in the ownership of the company at a price of entry according to the document. The total value of the invoice is the amount due to the supplier for the goods and services purchased.
How to create a purchase invoice
1. Browse Purchases – Purchase Invoices
2. Press Add to create a new document
3. You will see the following form:
How to enter the document header
1. Number – the document number should be unique
2. Date – the document date should match the selected period
3. Document – select the type of document that matches the order
4. Location – select the warehouse in which the items are received
5. Agent – select the person responsible in relations with the suppliers
6. Center – select the cost center associated with the incoming document
How to select a supplier
1. by name – type in the name of the supplier
2. by code – enter the supplier code if you know it
3. by lookup – search the supplier in the Partner List and select it from there
In all cases, if the supplier is not found, it must be added as a new supplier in the Partners List.
How to select the document’s currency
1. Currency Type – document currency. By default, the document’s currency is the national currency, configured in the Administration module. If the document is in another currency (import/export), select it from the list
2. Currency Rate – if you select another currency, enter the exchange rate before entering items
3. Posted – the box will be checked after you post the document
How to add items into content
1. Press Save header to save the document header
2. Press Add line button to add items in the document
3. Afterwards, you can modify or delete existent lines using Edit line or Delete line buttons
4. You will see the following form:
How to select the item
1. Item Code – it is unique and is use for a quicker search
2. Item Name – short description of the item.The default name is the one set in the Items Catalog, but it can be changed according to the description you want to appear on printed document. The default Item Name will remain the same in the Items Catalog
3. Item Vat – percentage of the item tax
4. Item Tax – the code of the item tax, according to the item vat percentage
5. Quantity – the quantity you want to receive
6. Unit -measurement unit of the current item
How to set prices and values
1. Price – current selling price, according to the supllier’s price list
2. Price+Vat -current price including the item vat value
3. Value Net – value of the current item as Price * Quantity
4. Value Vat – total tax value of the current item as tax percentage of the net value
5. Total – total value of the current line including Value Vat and Discount (if applied)
6. Press OK to save
7. If you want to add a new line press Add line
How to apply discounts (optional)
1. Price Base – the initial item’s base price without discount
2. Enter the Discount Rate and the price will be updated as:
Price = Price Base – Price Base * Discount Rate/100
3. Enter the Discount Net if you want to subtract the discount from the line value
Value Net = Price Base * Quantity – Discount Net
Price Net = Value Net / Quantity
How to complete the payment options and total fields
1. Payment Type – you can choose from the list the way you want to pay the supplier ( CASH, PO, etc )
2. Due date – it’s computed as Invoice date + Partner’s due days, but you can change it
3. Payment Amount – the paid amount updated automatically after you enter a payment. It’s a read only field and cannot be changed
4. Value Net, Value Vat, Total – document summary values in document’s currency
How to enter delivery information
1. Delivery Type – is automatically filled with the supllier’s assigned delivery type
2. Delivery Date – date estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
3. Delivery Time – time estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
4. Delivery Person – by default it’s the first supplier’s contact person with a valid delivery code
5. Delivery Identity and Delivery Vehicle are automatically filled with person’s data
6. Delivery Address – the default delivery address is the suplier’s headquarters
7. Delivery Notes – you can enter here addittional informations regarding the document. These informations also appear on the printed document
Press OK or the Save button to save the document.
How to view purchase invoices
By default, invoices list display the number, date, document, partner name and others.
If the invoice have the post flag, then the document is posted.
How to search a purchase invoice
You can search invoices by id, number, bar date, document, partner name or any other column in the columns combo.
How to edit a purchase invoice
1. Browse Purchases – Purchase Invoices
2. Select and open the invoice you want to edit
2. If the invoice is posted, open the invoice and unpost it by pressing Unpost
3. Use the Edit Mode to edit the document
4. Press Save to save your modifications
6. Press Post to post the document
How to delete a purchase invoice
1. Browse Purchases – Purchase Invoices
2. If the invoice is posted, open the invoice and unpost it by clicking Unpost
3. Select the invoice you want to delete and press the Delete button
4. After confirming the deleting process, your invoice will no longer be available