Trích thư của một Trưởng phòng CNTT:
“… Trước hết, chúng ta cần nhận thức CNTT là công nghệ, hệ thống cơ sở hạ tầng chứ không phải là công cụ. Rất nhiều người có quan điểm coi CNTT là các thiết bị, các mô đun phần mềm và do đó coi nó là công cụ thực hiện một công việc cụ thể nào đó. Khi tách rời CNTT thành từng mảnh như vậy và nhìn nhận nó dưới con mắt của người dùng đơn lẻ, chúng ta đã mắc sai lầm nghiêm trọng, dẫn đến việc trang bị thiết bị, phần mềm trong doanh nghiệp một cách rời rạc, cốt để “trang sức hóa” cho các qui trình làm việc cổ điển, truyền thống chứ không phải để tiếp nhận qui trình công nghệ làm việc mới, tiên tiến. Chính vì vậy mà nhiều doanh nghiệp đã chọn “may đo” phần mềm quản trị công việc theo cách đang làm, với cơ cấu tổ chức hiện hành thay vì mua phần mềm quản trị của nước ngoài. Đầu tư thiết bị cũng như vậy. Doanh nghiệp khi ấy sẽ cần đâu mua đấy, hỏng đâu sửa đấy. Điều này cần xem xét lại. Nếu chúng ta coi CNTT là cái bút (công cụ) để viết thì chúng ta sẽ mua sắm và thay thế theo ý thích. Nếu chúng ta coi CNTT là một tòa nhà trụ sở làm việc hiện đại (cơ sở hạ tầng) thì chúng ta sẽ phải mặc quần áo, đi lại, vệ sinh, sử dụng tiện nghi… khác với khi ở trong một căn nhà lá nền đất….”
Theo Thế giới Vi tính, seri B, số 5/2005
Nội dung trích trên đây đề cập đến một vấn đề cơ bản: nên hiểu về công nghệ thông tin như thế nào, từ góc nhìn vai trò của nó trong doanh nghiệp. Vấn đề nhận thức này là hết sức quan trọng để có phương hướng và quyết sách đúng trong việc đầu tư cho CNTT.
Hỏi: Máy tính điện tử, Máy vi tính, Máy điện toán, Tin học, rồi bây giờ là Công nghệ thông tin, rồi lại Công nghệ thông tin -Truyền thông. Tất cả những thứ đó có là một không ?
Đáp: Không, nhưng chúng có liên quan đến nhau, rất chặt chẽ, đến mức trong nhiều tình huống, nói cái nọ có thể hiểu là cái kia, cái nọ có thể đại diện cho cái kia. Tuy nhiên, khi nói đến việc đầu tư, nên phân biệt rõ ràng.
Máy tính điện tử, Máy vi tính, Máy điện toán đều chỉ cùng một loại máy có chức năng xử lý thông tin theo các chương trình lưu trong nó. Ở miền Bắc trước đây dùng từ “Máy tính điện tử”, trong Nam dùng từ “Máy điện toán” (hồi đó, vào các năm 1960-1970, đây thường là các hệ thống máy có kích thước đồ sộ, chiếm cả tầng nhà hoặc một phòng lớn). Còn “Máy vi tính” là tên gọi phổ biến của các máy để bàn, hay máy tính cá nhân (PC), sau khi nó được đưa vào nước ta quãng những năm 1980. Hiện nay các loại hình máy tính điện tử rất phong phú, bao gồm từ các máy tính cỡ siêu lớn, các máy tính cỡ lớn (thường gọi là các mainframe), các máy cỡ trung (hay máy mini), cho đến các máy để bàn, máy xách tay, và các máy cầm tay (máy palm). Về mặt công nghệ, người ta thường xem các máy tính điện tử đã trải qua 5 thế hệ, tuy nhiên tiêu chí để phân chia “thế hệ” cũng chưa thật thống nhất. Trên hình 1.1 là các hình ảnh minh họa cho một số loại máy tính điện tử.
Tin học là bộ môn khoa học nghiên cứu về xử lý thông tin trên máy tính.
Công nghệ thông tin (CNTT) là tổ hợp các công nghệ liên quan đến thu thập, lưu giữ, xử lý và sử dụng thông tin trên máy tính. CNTT bao gồm các công nghệ về phần cứng, phần mềm, truyền thông, quản trị cơ sở dữ liệu, và các công nghệ xử lý dữ liệu khác được sử dụng trong một hệ thống thông tin dựa trên máy tính.
Công nghệ Thông tin – Truyền thông (CNTT-TT) là thuật ngữ mới, nhấn mạnh sự không thể tách rời hiện nay cuả CNTT theo định nghĩa trên, với công nghệ truyền thông, chủ yếu là viễn thông, trong thời đại “tất cả đều nối mạng”, “gì cũng Net” hiện nay. Viễn thông trong CNTT hiện nay gắn bó hữu cơ đến mức như là một thành phần đương nhiên, vì vậy nếu không cần nhấn mạnh đến thành phần “đương đại” này, trong Mục tư vấn và trao đổi kinh nghiệm này sẽ chỉ dùng thuật ngữ CNTT cho gọn.
Hỏi: Như vậy có thể hiểu CNTT là tập hợp của nhiều công nghệ … ?
Đáp: Nên hiểu nó như một hệ thống các công nghệ phục vụ cho xử lý thông tin.
Trung tâm của hệ thống này là một hệ thống máy tính. Đây là “cái cối xay” để xay – tức chế biến – thông tin. Nguyên liệu cho chế biến thông tin là dữ liệu – là những đặc trưng, tính chất, …, những cái ta có thể đo được, thu thập được, v.v. từ các sự vật, hiện tượng, v.v. của thế giới thực. Các dữ liệu này được ghi trên các thiết bị lưu trữ, sau đó được đưa vào máy tính để xử lý. Các kết quả xử lý sau đó lại được đưa ra khỏi máy, trình bày cho con người, và lưu lại trên các thiết bị lưu trữ, để làm đầu vào (dữ liệu) cho các quá trình xử lý tiếp theo. Thiết bị dùng đưa dữ liệu vào máy phổ biến hiện nay là bàn phím, còn thiết bị đưa kết quả ra phổ biến là màn hình, các loại máy in. Các thiết bị lưu giữ, như đĩa từ, đĩa CD, v.v. có thể dùng như thiết bị vào hoặc ra tùy theo tình huống sử dụng.
Một hệ thống gồm thiết bị đầu vào / thiết bị xử lý / thiết bị lưu trữ / thiết bị đầu ra như trên tạo nên “Phần cứng” cơ bản cho một hệ thống xử lý thông tin. Sơ đồ trên hình 1.2 minh họa một hệ thống như vậy.
Cách thức xử lý – dưới dạng các thuật toán – được thể hiện thành các chương trình cụ thể lưu trong bộ nhớ của máy để điều khiển quá trình xử lý thông tin theo cách thức đã định. Các chương trình như vậy tạo nên “Phần mềm” của hệ thống xử lý này. Có muôn vàn cách thức xử lý, vì vậy số lượng các phần mềm cũng rất phong phú. Khi không nằm trong bộ nhở để điều khiển việc xử lý thông tin, phần mềm cũng được lưu trên các thiết bị lưu trữ như dữ liệu, và đến lượt mình, chúng lại là dữ liệu dùng cho các hệ thống xử lý “cấp cao” hơn. Các phần mềm hiện nay có rất nhiều loại, thường được phân thành hai lớp chính: lớp phần mềm hệ thống, là các phần mềm phục vụ cho các phần mềm khác, giúp cho việc khai thác phần cứng thuận tiện và hiệu quả hơn, và lớp phần mềm ứng dụng, hướng đến việc giải quyết các bài toán thực tế. Phần đóng khung ở trang 9 trình bày một sơ đồ phân loại chi tiết hơn đối với các phần mềm.
Nguyên liệu để xử lý – dữ liệu, là thành phần đương nhiên, và cốt lõi của hệ thống xử lý nó. “Có bột mới gột nên hồ”, không có dữ liệu, hệ thống chẳng để làm gì. Dữ liệu tốt, mới có thể trông mong rằng kết quả xử lý thu được sẽ tốt. Ta vẫn thường đọc thấy câu sau đây: “Bỏ rác vào, sẽ chỉ lấy được rác ra”. Thế nào là dữ liệu tốt ? Nó phải là các đặc trưng phản ánh đúng đắn đối tượng cần quan tâm, được thu thập có bài bản, được kiểm tra và thẩm định, và cuối cùng, được quản lý tốt. Để quản lý các khối dữ liệu lớn, chia sẻ chúng cho nhiều chương trình xử lý, tức để có thể dùng chung trong hệ thống, chúng thường được tổ chức thành các cơ sở dữ liệu (CSDL). Quản trị các CSDL là một lĩnh vực rất quan trọng của việc ứng dụng CNTT, đặc biệt trong doanh nghiệp .
Chia sẻ hoặc dùng chung dữ liệu, thông tin là đặc trưng nổi bật của các hệ thống ứng dụng CNTT hiện nay. Thông tin chỉ có giá trị nếu nó được chia sẻ. Để đảm bảo cho việc chia sẻ đó, ngoài các CSDL, còn cần một hạ tầng kỹ thuật cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng. Đó chính là mạng lưới truyền thông. Thật ra, bên trong một máy tính, dữ liệu cũng được lưu chuyển trên một hệ thống “truyền thông” nội tại, các mạch in, các bus. Tuy nhiên khi nói đến truyền thông, là muốn nói đến sự lưu chuyển thông tin và dữ liệu giữa các máy tính được kết nối với nhau, tức trong một mạng máy tính. Phần cứng của hệ thống truyền thông này là các đường truyền (cáp xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang, cho đến các kênh vi ba và các dạng truyền không dây hiện nay), các thiết bị thu phát, các bộ biến đổi và điều chuyển tín hiệu, các thiết bị mạng (modem, hub, router, switch, v.v.), tức là toàn bộ cơ cấu vật lý của mạng truyền thông. Phần mềm truyền thông bao gồm các giao thức truyền tin, các phần mềm để kiểm soát, điều khiển và bảo mật thông tin được lưu chuyển. Với các ứng dụng như Internet, intranet, extranet, truyền thông là một phần hữu cơ của các hệ thống CNTT, được gọi là CNTT-TT để nhấn mạnh đặc trưng này, như đã nói trên.
Phân loại phần mềm:
Lớp Phần mềm Hệ thống:
Phần mềm quản trị hệ thống:
Các Hệ thống điều hành (HĐH)
Môi trường điều hành
Các Hệ thống quản trị CSDL
Giám sát viễn thông
Phần mềm hỗ trợ hệ thống:
Tiện ích (Utilities) hệ thống
Giám sát hiệu năng
Giám sát an ninh
Các chương trình phát triển hệ thống:
Chương trình dịch cho các ngôn ngữ lập trình
Các môi trường lập trình
Các gói chương trình về kỹ nghệ phần mềm có máy tính hỗ trợ (CASE)
Lớp Phần mềm ứng dụng:
Các chương trình ứng dụng chung (hay các phần mềm phổ dụng):
Xử lý văn bản
Bảng tính điện tử
Phần mềm quản trị CSDL (loại nhỏ)
Phần mềm viễn thông
Thư điện tử
Đồ họa biểu diễn
Đa phương tiện
Quản trị thông tin cá nhân
Công cụ cho Nhóm làm việc
Các chương trình ứng dụng đặc thù (hay các phần mềm chuyên dụng):
Kế toán, sổ cái
Tiếp thị, bán hàng
Chế tạo, sản xuất
Tài chính, ngân sách
Quản trị quan hệ khách hàng
Quản lý chuỗi cung ứng
Hoạch đinh nguồn lực xí nghiệp
Quản trị nguồn nhân lực, …
Hỏi: Thế còn con người, vai trò của họ là gì ?
Đáp: Con người, đương nhiên là quan trọng nhất. Nói như vậy không phải là hô to một khẩu hiệu sáo rỗng.
Các kết quả xử lý, đầu ra của hệ thống, là dữ liệu đã được biến đổi, được sắp xếp lại, được cấu trúc lại, nhằm làm rõ hơn về đối tượng ta quan tâm. Đó đã dữ liệu thô đã được “chưng cất”, đã thành thông tin. Cách mà thông tin thu được được sử dụng như thế nào sẽ quyết định hiệu quả của toàn hệ thống. Điều này không thuộc trách nhiệm của phần cứng, phần mềm, dữ liệu, …, mà là trách nhiệm của con người. Con người có vai trò quyết định không chỉ trong việc sử dụng các thông tin thu được, mà còn trong toàn bộ các khâu hình thành nên hệ thống và vận hành nó.
Đương nhiên, chính con người xây dựng nên hệ thống, đặc biệt các phầm mềm, dữ liệu, và các thủ tục. Các thủ tục do con người đặt ra đó có thể có vai trò rất quyết định để triển khai thành công và khai thác một cách hiệu quả hệ thống CNTT. Và chúng cũng có thể trở thành các trở ngại đáng kể để triển khai một hệ thống, nhiều khi khá lớn và đắt tiền, nếu như mọi việc “còn phải chờ thủ tục”, như Bạn có thể gặp không hiếm trong thực tiễn kinh doanh của mình. Trong các chương tiếp theo sẽ dẫn ra các ví dụ về vai trò của con người trong việc ứng dụng CNTT-TT tại doanh nghiệp.
Hỏi: Xin nói rõ hơn về dữ liệu và thông tin …
Đáp: Có một sơ đồ khá hay về xử lý thông tin sau đây
Bạn có thể thấy, dữ liệu nằm ở phần nền móng của kim tự tháp, là gốc để xử lý. Thông tin, kết quả xử lý, là sự “chưng cất” các dữ liệu gốc như đã nói. Theo định nghĩa, thông tin là cái giúp giảm bớt sự không chắc chắn (“bất định”) về đối tượng cần quan tâm.
Thí dụ, bạn không rõ tình hình thời tiết ngày mai tại Hà Nội. Nói cách khác, đối với bạn, có sự bất định về tình hình này. Để dự báo thời tiết, phải xử lý rất nhiều số liệu quan trắc khí tượng thu thập quanh vùng, thí dụ dùng các chương trình giải các phương trình động học khí quyển, với dữ liệu là các số liệu quan trắc trên. Kết quả, bạn sẽ có các bản đồ khí tượng cho ngày mai tai Hà Nội, theo đó, có thể dự báo buổi sáng trời có mưa nhỏ, nhưng trưa và chiều hửng nắng, v.v. Các dự báo đó đã làm giảm sự bất định của bạn về tình hình thời tiết, nói cách khác, nó đưa lại cho bạn một lượng thông tin. Những thí dụ về thông tin thu được qua chưng cất dữ liệu có thể kể ra rất nhiều, thí dụ: thu nhập trung bình của nhân viên trong doanh nghiệp hàng tháng, tính từ dữ liệu thu nhập của cá nhân. Thu nhập cá nhân lại được tính từ ngày công, mức lương, tiền thưởng, v.v. Đối với một nhân viên, thu nhập cá nhân là thông tin đối với họ, còn đối với Giám đốc, cái mà ông ta quan tâm lại là thu nhập trung bình của tất cả nhân viên. Như vậy, thông tin mang nhiều tính cá nhân, tính mục tiêu (tùy thuộc vào yêu cầu và cách thức xử lý), còn dữ liệu “trung tính” hơn, chủ yếu phản ánh thế giới khách quan.
Nằm phía trên thông tin là tri thức, trên tri thức là “sự thông thái”. Sơ đồ này ngụ ý rằng, đến lượt mình, thông tin được tập hợp và xử lý sẽ cho tri thức về các lĩnh vực khác nhau. Và cuối cùng, khi từ những tri thức đó mà “ngộ” được, Bạn sẽ trở thành thông thái.
Kim tự tháp là sơ đồ giản lược nhưng khá rõ ràng về quá trình xử lý dữ liệu và thông tin. Càng lên cao, dữ liệu càng tinh, và các thuật toán để xử lý càng phức tạp, thậm chí còn chưa được hình thành (thí dụ thuật toán để Bạn “trở thành thông thái”). Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp chủ yếu giải quyết các vấn đề nằm trong hai tầng dưới (quản trị và xử lý dữ liệu, thông tin). Đối với tri thức và quản trị tri thức, hiện cũng đang bắt đầu có các kết quả nghiên cứu và ứng dụng đối với doanh nghiệp, thí dụ các “hệ chuyên gia”, hay các hệ thống quản lý “tri thức doanh nghiệp”, như cơ sở tri thức, “cổng” tri thức doanh nghiệp, v.v. Xin xem thêm phần trả lời về các hệ thống thông tin dưới đây.
Hỏi: Đối với một doanh nghiệp, sử dụng CNTT thế nào ?
Đáp: Hiện nay, doanh nghiệp nên hướng đến việc xây dựng cho mình các hệ thống thông tin (HTTT). Vì HTTT tập trung trong nó hầu như tất cả các công nghệ của CNTT-TT. Và còn bởi vì khi triển khai các hệ thống này, Bạn sẽ biết cách tiếp cận căn bản để giải quyết các bài toán ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp: đó là tiếp cận hệ thống.
Ở đây:
Vòng trong chính là một hệ thống máy tính đã nói ở phần trên, gồm các đơn vị chức năng thực hiện việc nhập, xử lý, xuất, lưu giữ (các “bộ” xử lý, “bộ” nhớ, thiết bị nhập, thiết bị xuất) dữ liệu và thông tin – đầu vào hoặc đầu ra của quá trình xử lý, và đơn vị kiểm soát (“bộ” điều khiển) quá trình tạo ra sản phẩm thông tin trên.
Để đảm bảo cho việc thực hiện các quá trình trên, cần có các tài nguyên (còn gọi là dự trữ, hay nguồn lực) của hệ thống, biểu diễn ở vành ngoài của sơ đồ. Đó là các tài nguyên về phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu và nhân lực.
Tài nguyên về nhân lực gồm:
• Các chuyên gia HTTT: phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy, v.v.,
• Người dùng cuối: tất cả những người sử dụng HTTT trong doanh nghiệp , từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, cho đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp.
Tài nguyên phần cứng:
• Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét, v.v. (tức là các thiết bị dùng trong xử lý),
• Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy, v.v (tức là các phương tiện dùng để lưu trữ).
Tài nguyên phần mềm:
• Các chương trình: Hệ điều hành, các chương trình ứng dụng, v.v (dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin),
• Các thủ tục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra, v.v. (dùng để điều chỉnh hoạt động của con người).
Tài nguyên dữ liệu:
• Mô tả dữ liệu: các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, CSDL,
• Cơ sở tri thức.
Tài nguyên mạng:
• Môi trường truyền thông,
• Các dịch vụ mạng.
Trong sơ đồ này, môi trường (media) dùng lưu giữ thông tin và truyền thông là một phần của “phần cứng”. Các thủ tục được xem như một thành phần của “phần mềm”, phần liên quan đến con người. Còn cơ sở tri thức được xếp vào tài nguyên dữ liệu của HTTT.
Các sản phẩm thông tin nhắc đến trong sơ đồ trên bao gồm các báo cáo cho lãnh đạo, các tài liệu kinh doanh, dưới dạng biểu mấu, đồ thị, audio, video, và các thông tin khác.
Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức doanh nghiệp của Bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT / tổ chức đó phục vụ cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống.
Hỏi: Nếu tôi chỉ cần xây dựng một hệ thống cụ thể, thí dụ để quản lý vật tư thôi, thì có cần phải tính đến nhiều thành phần phức tạp đến thế không ?
Đáp: Nói chung là cần. Vấn đề ở đây không phải hệ thống lớn hay nhỏ, mà là cách tiếp cận đến công việc. Khi đầu tư cho một ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp , cần phải biết rõ mục địch của việc đầu tư đó, và quan trọng hơn là nhìn thấy trước, để việc đầu tư đó đem lại hiệu quả, cần phải triển khai những công việc gì nữa, về dữ liệu, về thủ tục, về sử dụng các thông tin thu được, phải đào tạo cán bộ như thế nào, v.v . Cách tiếp cận này thường thể hiện qua việc triển khai một chu trình phát triển đối với hệ thống thông tin cụ thể mà Bạn cần (đây chính là các giai đoạn để giải quyết một vấn đề theo tiếp cận hệ thống). Trong phần đóng khung tại trang 13 là tóm tắt các giai đoạn (các bước) của một chu trình phát triển hệ thống thông tin điển hình.
Trong trường hợp Bạn nêu về đầu tư cho một hệ thống quản lý vật tư, vấn đề không chỉ là mua máy tính, phần mềm quản lý vật tư. Đầu tiên phải xác định rõ việc mua sắm này là để giải quyết vấn đề khó khăn nào của công ty. Sau đó phải xem xét kỹ hiện trạng hệ thống kho vật tư (được tổ chức ra sao, trên thực tế chúng được phân bổ thế nào, v.v). Tiếp đến, cần xem xét các mẫu biểu hóa đơn, đơn hàng, phiếu nhập, xuất, báo cáo, v.v. hiện dùng có thích hợp không, có cần thay đổi gì không. Sau khi có hệ thống mới, các quy trình làm việc sẽ phải thay đổi ra sao, v.v. Tức phải khảo sát và phân tích lập ra các lưu đồ dữ liệu vật tư hiện thời và mong muốn sau khi có hệ thống mới. Tiếp đến là xây dựng các thủ tục làm việc mới, đào tạo nhân viên, tổ chức nhập liệu, v.v. Và cả những việc như giải quyết các dư thừa nhân công có thể có khi vận hành hệ thống mới. Xa hơn, còn phải xem cái hệ thống quản lý vật tư này tương tác ra sao với các HTTT khác bên trong doanh nghiệp, và có thể, với cả các hệ thống vật tư của các đối tác, v.v. Trong Phần 2 sẽ trao đổi cụ thể hơn các tình huống ứng dụng như vậy.
Năm giai đoạn của chu trình phát triển HTTT:
1. Khảo sát hệ thống: Giai đoạn này có thể được bắt đầu từ việc hoạch định HTTT và lựa chọn các cơ hội đầu tư. Thông thường giai đoạn này bao gồm việc phân tích chi phí/lợi ích và một phần của nghiên cứu khả thi.
2. Phân tích hệ thống: Phân tích các nhu cầu thông tin của người dùng cuối, môi trường doanh nghiệp, và tất cả các hệ thống hiện dùng, để đưa ra các yêu cầu chức năng đối với hệ thống mới.
3. Thiết kế hệ thống: Đưa ra các đặc tả về phần cứng, phần mềm, nhân lực, và dữ liệu của hệ thống, cũng như các sản phẩm thông tin mong muốn của hệ thống.
4. Thể hiện (cài đặt) hệ thống: Phát triển hoặc mua các phần cứng, phần mềm cần cho việc thể hiện bản thiết kế. Kiểm thử hệ thống được xây dựng. Huấn luyện nhân lực để vận hành và sử dụng hệ thống. Và chuyển đổi ứng dụng sang hệ thống mới.
5. Bảo trì hệ thống: Xem xét hệ thống sau cài đặt. Giám sát, đánh giá và thay đổi hệ thống theo nhu cầu.
Hỏi: Có những loại HTTT nào doanh nghiệp cần quan tâm ?
Đáp: Doanh nghiệp có thể áp dụng các HTTT khác nhau tùy thuộc mục đích ứng dụng, quy mô hoạt động, và các điều kiện khác. Nhìn chung khi ứng dụng CNTT, cụ thể là các HTTT, doanh nghiệp đều nhằm đến các mục tiêu từ thấp đến cao sau đây: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, và hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh.
Các HTTT được xây dựng là nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh nói trên trong sự phát triển của chúng, đồng thời cũng phản ánh sự tiến hóa rất nhanh của bản thân CNTT. Kết quả là có một phổ rất rộng các HTTT dùng cho doanh nghiệp. Có nhiều cách để phân loại các HTTT đó. Hình 1.5 sau đây là một sơ đồ phân loại dựa trên việc chúng cung cấp cho doanh nghiệp loại hỗ trợ nào.
Các hệ thống hỗ trợ hoạt động, hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên chúng không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý (muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các HTTT quản lý). Các hệ thống hỗ trợ hoạt động này thường đảm nhận các vai trò sau đây:
1. Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh,
2. Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm),
3. Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp,
4. Cập nhật các CSDL cấp Công ty.
Các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau:
1. Các HTTT quản lý – cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp,
2. Các hệ thống hỗ trợ quyết định – cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ),
3. Các HTTT điều hành – cung cấp các thông tin có tính quyết định từ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành.
Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ
Ngoài các HTTT trên, còn có thể kể đến một số loại khác sau đây :
Các hệ chuyên gia: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì.
Các hệ quản trị tri thức: Đây là các HTTT dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ: các HTTT hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực.
Các HTTT chiến lược: HTTT loại này có thể là một HTTT hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi thế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển).
Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây là các HTTT tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp . Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (viết tắt trong tiếng Anh là ERP), quản trị quan hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác.
Theo Pythis