Để chuẩn bị cho sự tăng trưởng, các doanh nghiệp cần xem xét đầu tư vào công nghệ. Tuy nhiên sự phục hồi chậm chạp và không chắc chắn của nền kinh tế đã làm cho họ vẫn còn rất thận trọng với những khoản đầu tư này. Một điều rõ ràng rằng: bất kỳ một khoản đầu tư vào công nghệ nào cũng phải mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Để xác định được giá trị và chi phí tương ứng thì các doanh nghiệp cần phải lập một bản kế hoạch cho việc đầu tư công nghệ và xây dựng một khuôn mẫu cho việc đo lường chỉ tiêu ROI. Bài viết này mô tả 7 bước giúp cho các doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch cho việc đầu tư vào ERP.
Sự cần thiết phải kết hợp công nghệ ERP vào doanh nghiệp
Trong khi nền kinh tế đang tiếp tục hồi phục, tỷ lệ thất nghiệp cao và tiết kiệm tiêu dùng đồng nghĩa với việc phục hồi nền kinh tế vẫn rất yếu ớt và không chắc chắn. Do vậy, các doanh nghiệp vẫn dè dặt trong việc đầu tư tiền vào công nghệ để khôi phục lại sự phát triển từ cuộc đại suy thoái. Họ không còn sẵn sàng đầu tư vào công nghệ mà thay vào đó, các doanh nghiệp đã tập trung vào khai thác công nghệ để tạo ra giá trị cho mình. Với mục đích này, các doanh nghiệp đang tìm kiếm để tích hợp công nghệ vào cơ cấu doanh nghiệp và sử dụng nó để hỗ trợ việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Ví dụ, theo khảo sát thường niên của tạp chí CIO đã thấy rằng khoảng 30% trong 594 nhà quản lý IT được hỏi xác định việc thành công hay thất bại của chiến lược kinh doanh như là một năng lực cốt lõi quan trọng. Khi các tổ chức đánh giá dự án ERP mới, họ tập trung vào nhu cầu của doanh nghiệp. Trong nửa sau của năm 2010, Panorama Consulting phát hiện ra rằng các tổ chức đang tập trung vào phát triển kế hoạch và tiến hành phân tích ROI khi đánh giá tính khả thi của giải pháp ERP. Một kế hoạch xác định nhu cầu kinh doanh cho một dự án đầu tư cụ thể và sau đó định lượng các chi phí và lợi ích để làm rõ có nên đầu tư hay không và để hiểu được khi nào các chi phí và lợi ích sẽ tích lũy. Do lo ngại rủi ro của nhiều công ty, Panorama tin rằng xu hướng này có thể sẽ tiếp tục trong năm 2011 và cả năm 2012.
Xây dựng kế hoạch đầu tư ERP
Để lập được bản kế hoạch cho dự án đầu tư ERP và lựa chọn đúng sản phẩm ERP phù hợp, các doanh nghiệp nên tiến hành theo 7 bước:
- Mô tả những thử thách kinh doanh
- Đánh giá những lợi ích tiềm năng của việc đầu tư ERP
- Đánh giá những chi phí tiềm tàng của mỗi giải pháp ERP
- Đánh giá rủi ro và những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai
- Lựa chọn giải pháp
- Mô tả phương pháp triển khai
- Đo lường ROI dự kiến và ROI thực tế
1. Mô tả những thách thức trong kinh doanh
Bước đầu tiên trong xây dựng kế hoạch đầu tư là xác định rõ ràng những thách thức trong kinh doanh của doanh nghiệp để đưa ra quyết định đầu tư ERP. Mô tả những khía cạnh của môi trường kinh doanh dẫn đến sự cần thiết của giải pháp ERP, bao gồm: Tại sao vấn đề đó tồn tại; nhân sự, quy trình hoặc những hạn chế về công nghệ gây ra rắc rối, những ảnh hưởng của các vấn đề đó đối với doanh nghiệp và thời hạn các vấn đề đó phải được giải quyết.
Những thách thức chung dẫn đến các công ty phải xem xét đến giải pháp ERP bao gồm:
- Mong muốn phát triển công ty
Nhiều doanh nghiệp muốn phát triển thông qua việc sáp nhập hoặc tổ chức có hệ thống. Tuy nhiên, sự tồn tại của nhiều quy trình hoặc các ứng dụng kinh doanh có thể làm cho việc quản lý trở nên khó khăn trong các tập đoàn lớn. Ví dụ, sự tồn tại của phần mềm kế toán có thể không có khả năng hỗ trợ những công ty con hoặc những văn phòng ở nhiều địa bàn, các công ty được mua lại có thể có những cách thức hoạt động riêng. Công ty cần một phần mềm ứng dụng chung để chuẩn hóa quy trình kinh doanh xuyên suốt toàn tổ chức. Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể xử lý số lượng lớn những nghiệp vụ và số người sử dụng ngày càng tăng. Hoặc cần có nhiều chức năng vượt trội như hệ thống báo cáo và phân tích kinh doanh phức tạp, CRM hoặc tính lương.
- Quy trình kinh doanh không hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp thực hiện những quy trình kinh doanh tồn nhiều thời gian, không hiệu quả, không đúng hướng. Ví dụ, nhân viên trích lọc thông tin bằng tay trên bảng tính để lập báo cáo, nhập lại thông tin khách hàng vào các mẫu khác nhau, cũng như tổng hợp dữ liệu từ nhiều công ty bằng tay hoặc nhập thông tin từ sổ chấm công bằng giấy.
- Nhu cầu cắt giảm chi phí
Trong điều kiện khó khăn và không ổn định của nền kinh tế, nhiều tổ chức tìm cách cắt giảm chi phí hoạt động để củng cố tỷ suất lợi nhuận. Họ có thể mong muốn triển khai ERP để tự động hóa những công việc thủ công và cho phép nhân viên tập trung vào những vấn đề khác. Nhiều doanh nghiệp cũng tìm kiếm ERP để giảm chi phí vận chuyển và phân phối sản phẩm bằng cách đưa hoạt động của họ gần với khách hàng hơn. Nhiều doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình để quản lý hoạt động phân phối về mặt địa lý trong khi vẫn cho phép công ty tổng hợp thông tin tài chính.
- Hệ thống lỗi thời
Nhiều doanh nghiệp có hệ thống thông tin đã lỗi thời, nó không thể hỗ trợ gì thêm cho hoạt động của doanh nghiệp. Họ cần chuyển sang một hệ thống ERP mới có nhiếu chức năng hơn, dễ nâng cấp và hỗ trợ tốt hơn.
2. Đánh giá những lợi ích của những giải pháp ERP
Thay thế một hệ thống đã lỗi thời bằng một hệ thống ERP hiện đại có thể mang lại cho doanh nghiệp những công cụ cần thiết thể xác định những thử thách kinh doanh khi cắt giảm chi phí và làm gia tăng lợi nhuận. Đó là những loại lợi ích mà tổ chức có thể mong đợi thu được từ việc triển khai ERP. Khi đánh giá những giải pháp ERP khác nhau, tổ chức cần xem xét mỗi giải pháp mang lại những lợi ích đó như thế nào.
- Giúp doanh nghiệp tăng trưởng
Chuyển sang sử dụng hệ thống tích hợp ERP một cách toàn diện sẽ cung cấp cho doanh nghiệp chức năng họ cần để quản lý rộng hơn, tinh vi hơn. Một hệ thống phù hợp sẽ cho phép doanh nghiệp gia tăng khả năng sử dụng hệ thống thông qua việc bố trí, sắp xếp tất cả hoặc một phần chức năng của ERP. Hoặc đầu tiên, doanh nghiệp có thể triển khai thực hiện ERP trong một bộ phận với một số người sử dụng, sau đó dần dần kết nối người dùng mới bằng mạng nội bộ hoặc kết nối từ xa. Với giải pháp như vậy, tổ chức có thể quản lý sự phát triển của mình trong khi giảm thiểu chi phí bổ sung.
- Nâng cao hiệu quả
Giải pháp ERP phù hợp có thể cải thiện hiệu quả bằng cách cho phép tích hợp, tự động hóa, cải thiện quá trình ra quyết định và hợp tác tốt hơn.
- Tích hợp cung cấp thông tin rõ ràng mạch lạc
Giải pháp ERP phù hợp có thể tích hợp tất cả các quy trình quản lý vào một hệ thống thống nhất, liên kết thông tin và phân phối thông tin trong thời gian thực trong toàn công ty ở bất cứ nơi nào nó cần. Bằng cách chia sẻ dữ liệu trên toàn hệ thống, ERP loại bỏ việc nhập lại dữ liệu bằng tay, cải thiện năng suất, loại bỏ thời gian chết, làm giảm sai sót, và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy, rõ ràng mạch lạc.
- Tự động hóa loại bỏ các quy trình thủ công
Giải pháp ERP có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh và cung cấp những cảnh báo về các trường hợp bất thường giúp nhân viên tập trung vào xử lý những sự kiện bất thường đó. Tự động hóa nhiều hơn có nghĩa là các công ty có thể giảm biên chế (chi phí) hoặc luân chuyển nhân viên sang các hoạt động khác (nghĩa là, làm nhiều hơn với ít nhân công hơn).
- Quản trị thông minh (BI) cải thiện quá trình ra quyết định và hiệu quả
Một hệ thống ERP bao gồm các công cụ quản trị thông minh (BI) và các thông tin tích hợp giúp loại bỏ các quy trình lập báo cáo thủ công. Khả năng báo cáo tốt hơn cho phép nhân viên ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn, được dựa trên dữ liệu. Các công ty cũng có thể sử dụng các công cụ BI để phân tích các quá trình kinh doanh để cải thiện các quá trình hiệu quả hơn.
- Cộng tác tốt hơn
Khả năng giao dịch điện tử với các đối tác, nhà cung cấp và / hoặc khách hàng cho phép các công ty quản lý quá trình end-to-end với khách hàng và đối tác một cách hiệu quả và mang lại lợi nhuận tốt hơn. Các công ty có thể đáp ứng các nhu cầu của các đối tác và khách hàng tốt hơn và nhanh hơn. Đối tác và khách hàng có cơ hội tham gia trong các quá trình của doanh nghiệp và làm một phần của công việc, làm giảm nhu cầu lao động và chi phí. Ví dụ, một tổ chức có thể ủy quyền cho một nhà cung cấp theo hợp đồng hoặc đơn hàng kế hoạch để kết nối với hệ thống quản lý quá trình kinh doanh từ xa và tự động thông báo về một yêu cầu đặt hàng mới được kích hoạt bởi một cảnh báo mức dự trữ hàng hóa thấp .
3. Đánh giá chi phí của những giải pháp ERP
Tiếp theo sẽ xác định tổng chi phí sở hữu. Những chi phí ứng dụng ERP thông thường bao gồm:
Chi phí bản quyền phần mềm
Nhiều giải pháp ERP có chi phí bản quyền cao. Những doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tìm kiếm những sản phẩm có hiệu năng và chức năng loại 1 (Tier 1) nhưng lại không có khả năng chi trả cho những chi phí mua và chi phí triển khai giải pháp ERP đó. Một giải pháp ERP thiết kế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có chi phí thấp hơn và có những chức năng phù hợp hơn.
- Chi phí mở rộng giải pháp
Liệu rằng giải pháp đã đầy đủ, toàn diện hay nó yêu cầu doanh nghiệp phải nâng cấp để có được những chức năng cao cấp hơn? Tìm kiếm một giải pháp có thể chứa đựng những tính năng tốt nhất và đầy đủ các phân hệ có thể sử dụng xuyên suốt doanh nghiệp: kế toán tài chính, bán hàng, mua hàng, quản lý hàng tồn kho và sản xuất. Giải pháp đó cũng phải dễ dàng mở rộng để đáp ứng được số lượng người tăng lên khi cần thiết.
- Chi phí đào tạo
Dẫn dắt trực quan trên phần mềm sẽ giúp giảm chi phí đào tạo và cho phép người dùng truy cập hệ thống nhanh hơn. Tìm kiếm những giao diện người dùng có đồ họa định hướng theo quy trình (graphical process-oriented user interface); một cái nhìn và cảm nhận chung toàn hệ thống, và hợp lý hóa, đơn giản hóa quy trình làm việc bằng cách cung cấp một cái nhìn rõ ràng về các công việc phải làm và các bước được yêu cầu.
- Chi phí triển khai
Triển khai ERP nổi tiếng là đắt đỏ. Để giảm thiểu chi phí và thời gian triển khai, mang lại lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) nhanh hơn, nên tìm kiếm phần mềm phù hợp với doanh nghiệp mà không cần phải chỉnh sửa thêm cũng như chi phí dịch vụ bảo trì hàng tháng.
- Chi phí chỉnh sửa
Hệ thống ERP cần có đầy đủ khả năng chỉnh sửa theo những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
- Chi phí quản lý và bảo trì
Để giảm chi phí quản lý và bảo trì, hệ thống phải bao gồm những công cụ quản trị đơn giản và toàn diện để dễ dàng cập nhật và duy trì hệ thống mà không cần nhiều nhân viên IT hay với sự hỗ trợ tối thiểu của bên thứ 3.
Hệ thống ERP cũng cần phải dễ dàng nâng cấp phù hợp với sự tăng trưởng và những yêu cầu mới của doanh nghiệp. Thiết kế tích hợp có thể làm cho hệ thống dễ dàng kích hoạt các chức năng mới khi cần thiết, kết nối người dùng mới vào hệ thống, hoặc nhanh chóng cung cấp cho chi nhánh mới một hệ thống quản lý hoạt động đầy đủ mà không cần phải chỉnh sửa các giao diện.
- Những yêu cầu trong tương lai
Hệ thống nên hỗ trợ những công nghệ mới nhất để cho phép nó dễ dàng sửa đổi khi có các thay đổi về phần cứng và công ngệ. Những công nghệ này bao gồm:
- SOA (Kiến trúc theo hướng dịch vụ) hoặc WOA ( Kiến trúc theo định hướng web) cho phép khả năng tương tác với dịch vụ web, các ngôn ngữ hỗ trợ và các tiêu chuẩn như NET, Java, XML, UDDI, WDSL, SOAP và. NET
- Hỗ trợ cho nhiều hệ điều hành như Windows, AIX và Linux Red Hat
- Hỗ trợ cho nhiều cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Oracle và Microsoft SQL
- Môi trường phát triển tích hợp thế hệ 4 (4GL).
4. Đánh giá những rủi ro và các vấn đề phát sinh khi triển khai
Những vấn đề, rủi ro tiềm tàng bao gồm:
- Rủi ro hoạt động
Những rủi ro hoạt động bao gồm số lượng nhân viên sử dụng được phần mềm ít do nó quá phức tạp và độ tin cậy hay tính liên tục của hoạt động thấp. Những rủi ro có thể được hạn chế bằng những giải pháp đáng tin cậy phù hợp với doanh nghiệp và dễ dàng tiếp nhận.
- Rủi ro về IT
Những rủi ro về IT chung bao gồm quãng đời ngắn bởi vì hệ thống không còn thích nghi với những yêu cầu mới của hoạt động kinh doanh (như không cung cấp được những chức năng hoạt động phức tạp hoặc những chức năng quản lý trên diện rộng, trên toàn quốc) hoặc công nghệ mới. Doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro bằng một hệ thống có đầy đủ các chức năng và dễ dàng thích ứng với những yêu cầu mới.
Rủi ro thứ 2 là hệ thống yêu cầu đội ngũ IT mạnh và yêu cầu có nhiều chu trình quản lý mà nguồn lực IT hiện có lại hạn chế. Những công cụ quản trị mạnh sẽ giảm thiểu rủi ro này. Để tránh thời gian triển khai lâu, nên tìm kiếm một hệ thống toàn diện, linh hoạt và cấu hình tốt.
- Rủi ro về tài chính
Hệ thống ERP có cài đặt tốn kém và yêu cầu thêm những phân hệ hoặc những chỉnh sửa đắt tiền. Giảm rủi ro này bằng một giải pháp toàn diện với giá cả thiết bị phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.
5. Đề xuất lựa chọn giải pháp phù hợp
Một khi doanh nghiệp xác định được những lợi ích và chi phí cho những phương án, doanh nghiệp đã có thể lựa chọn một giải pháp phù hợp.
6. Mô tả phương án triển khai
Tiếp theo cần mô tả phương pháp triển khai để lãnh đạo tin tưởng rằng việc triển khai đã được xem xét kỹ lưỡng. Khi xem xét các dịch vụ tư vấn ứng dụng của nhà cung cấp chuyên nghiệp hoặc đối tác tích hợp hệ thống, cần xem xét các yếu tố sau:
- Những kỹ năng và kiến thức đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp của bạn cũng như các doanh nghiệp trong ngành khác.
- Số năm kinh nghiệm trong cung cấp dịch vụ.
- Có sử dụng phương pháp luận cho việc triển khai để chuẩn hóa việc triển khai phần mềm thông qua việc đưa ra tất cả các bước quan trọng cần thực hiện.
- Sự chu đáo trong việc chuẩn bị tài liệu về quy trình triển khai, các cột mốc quan trọng và các kết quả chuyển giao.
7. Đo lường ROI
Khi doanh nghiệp đánh giá những lợi ích và chi phí của ERP như thế nào trong quá trình ứng dụng nó vào hoạt động, việc đó có thể bắt đầu bằng việc đo lường ROI (chỉ số hoàn vốn) dự kiến. Sau khi xác định những yếu tố của ROI dự kiến, doanh nghiệp có thể tiến tục theo dõi các yếu tố đó trong thời gian sau cài đặt để đo lường ROI thực tế. Tính toán ROI dựa trên công thức đơn giản:
ROI = [(Doanh thu từ đầu tư – Vốn đầu tư)/ Vốn đầu tư]*100
Khi xác định doanh thu từ hoạt động đầu tư, cần đảm bảo xem xét trên tất cả quy trình kinh doanh có ứng dụng ERP. Dựa vào tiết kiệm về thời gian, về chi phí tiết và sự gia tăng doanh thu từ việc áp dụng hệ thống mới. Tương tự, khi tính toán vốn đầu tư, phải xem xét tất cả chi phí chi tiết trên giấy bao gồm: chi phí bản quyền, đào tạo, cài đặt, bảo trì…
Kết luận
Bằng việc thực hiện theo 7 bước ở trên, doanh nghiệp đã có những công cụ cần thiết để đo lường rõ ràng giá trị của đầu tư ERP vào hoạt động và so sánh các giải pháp ERP với nhau. Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng những phân tích cơ bản này để đo lường ROI dự kiến trước khi quyết định đầu tư và ROI thực tế sau khi triển khai.
Theo SAGE