Đối với các doanh nghiệp đã lên sàn chứng khoán hoặc đang có ý định lên sàn chứng khoán thì việc áp dụng một hệ thống thông tin quản lý để có được các số liệu minh bạch là một phần rất quan trọng. Hầu hết các doanh nghiệp đang niêm yết trên sàn chứng khoán Hồ Chí Minh và sàn chứng khoán Hà Nội đều đã triển khai hệ thống ERP. Điều đáng nói ở đây là phải chăng, việc áp dụng ERP nên thực hiện trước khi doanh nghiệp bắt đầu lên sàn chứng khoán?
Doanh nghiệp nên ứng dụng ERP trước hay sau khi lên sàn?
Một thực tế đang diễn ra với các doanh nghiệp Việt Nam đang niêm yết trên sàn chứng khoán chính là việc đầu tư một hệ thống ERP để nâng tầm quản lý doanh nghiệp và tạo lòng tin cho các cổ đông mà Vinamilk là một ví dụ điển hình. Cùng với việc triển khai thành công hệ thống ERP và sau đó niêm yết trên sàn CK TP.HCM vào tháng 01.2006, khi đó giá trị cổ phiếu Vinamilk (531 triệu USD) đã vượt qua tổng giá trị cổ phiếu của tất cả các đơn vị đang niêm yết trên sàn cộng lại, tạo ra một cú huých cho thị trường chứng khoán Việt Nam.
Sở dĩ có được thực tế trên là việc ứng dụng một hệ thống quản lý minh bạch để kiểm soát hoạt động doanh nghiệp là một nhu cầu cơ bản của các doanh nghiệp hiện nay. Bản thân các DN đã bị gò bó với số lượng lớn các thông tin không có tính liên kết và lưu chuyển giữa các đơn vị tác nghiệp trong toàn doanh nghiệp. Hơn thế nữa, sự nhạy bén trong kinh doanh đã giúp họ nắm bắt cơ hội phát triển, cạnh tranh với những thương hiệu lớn từ các tập đoàn nước ngoài. Đó cũng là những áp lực lớn buộc họ phải chuẩn hóa, hoàn thiện các quy trình kinh doanh, khai thác tối đa các ứng dụng CNTT, đưa các thông lệ quốc tế về quản lý doanh nghiệp hiện đại vào hệ thống. Ví dụ như các doanh nghiệp nuôi trồng, sản xuất phục vụ xuất khẩu, việc chuẩn hóa trong quy trình quản lý mang lại ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Các thị trường phát triển luôn là mục đích nhắm tới của hàng xuất khẩu, nhưng cũng là những khách hàng khó tính nhất, đòi hỏi thời gian giao hàng chính xác với tiêu chuẩn chất lượng khắt khe. Quản lý sản xuất và phân phối trong khuôn khổ hệ thống ERP là những công cụ không thể thay thế cho các doanh nghiệp này.
Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP. Đó chỉ là những câu hỏi thông thường của mỗi doanh nghiệp. Còn với các DN sắp lên sàn thì việc có một hệ thống minh bạch, cho các thông tin chính xác trên bản cáo bạch là điều bắt buộc. Như vậy, việc ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp chuẩn bị lên sàn chứng khoán là một trong những việc lên làm ngay. Với các doanh nghiệp đang ở trên sàn chứng khoán thì việc nâng cấp hệ thống ERP sẽ không chỉ mang lại cho mình một hệ thống kiểm soát tiên tiến hơn mà còn nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các nhà đầu tư, các cổ đông, một trong những giá trị tiền đề của việc nâng giá trị công ty.
Dùng hệ ERP nào cho mình?
Như vậy các doanh nghiệp sắp nên sàn, khi có ý định triển khai một hệ thống ERP, cần xác định mục đích của việc đầu tư. Khi đã nắm bắt được mục đích, thì tiêu chí lựa chọn giải pháp đã phần nào rõ ràng hơn. Trên thực tế, có rất nhiều giải pháp đang được chào ở Việt Nam. Từ cao cấp như SAP, Oracle đến trung cấp như Navision, Microsoft. Một số giải pháp trong nước được thiết kế dày công như Fast Business đã có khách hàng riêng, dần trở thành những thương hiệu uy tín. Các nhà cung cấp phần mềm kế toán cũng không bỏ lỡ cơ hội tự xây dựng cho mình những giải pháp, cung cấp thêm nhiều tính năng quản lý cho khách hàng. Với sự lựa chọn đa dạng như vậy, liệu khách hàng có khó khăn khi ra quyết định?
Hầu hết các doanh nghiệp ban đầu khi được hỏi về ngân sách cho ERP, đều khẳng định: giá cả là chuyện thứ yếu, quan trọng là các anh đem đến cho tôi những gì? Tưởng là mọi sự đơn giản, nhưng không phải. Khách hàng sẽ hoang mang khi nhận được những đề xuất giải pháp khá giống nhau về nội dung nhưng rất khác nhau về giá. Nhà cung cấp giải pháp nào cũng khẳng định sẽ giải quyết được mọi khó khăn trong quản lý của doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở đâu? Những tiêu chí này cần mang tính khách quan, đem lại những thông tin cần thiết cho sự lựa chọn. Về cơ bản, các doanh nghiệp cần lưu ý tới một số tiêu chí sau:
- Tính thông lệ. Đối với doanh nghiệp, danh sách các khách hàng đã triển khai giải pháp đem lại những thông tin quan trọng. Có thể kiểm tra được giải pháp: Có phù hợp với quy mô doanh nghiệp mình không? Đã triển khai thành công ở Việt Nam chưa? Có thể giải quyết được những yêu cầu đặc thù của ngành kinh doanh? Trên thế giới các giải pháp dành riêng cho ngành luôn đúc kết được những kinh nghiệm, đã có sẵn những quy trình chuẩn, được các tên tuổi lớn sử dụng trong quản lý, đưa ra những thông lệ quản lý tốt nhất (best practice).
- Cơ sở dữ liệu duy nhất. Đối với các công ty có nhiều chi nhánh, hoặ tập đoàn có các công ty theo mô hình mẹ con, cần được quản lý tập trung, tính duy nhất của dữ liệu giúp giảm thiểu độ rủi ro trong quản lý và kinh doanh. Các giải pháp ERP hiện đại thường được thiết kế theo mô hình web-based, khi đó toàn bộ hệ thống tập trung tại trụ sở chính, mọi truy cập đều được thông qua Internet, đảm bảo cho việc theo dõi và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian thực.
- Khả năng phù hợp với môi trường Việt Nam (tiếng Việt, các chuẩn kế toán VN). Hệ thống ERP triển khai trong doanh nghiệp liên quan đến nhiều phòng ban, đòi hỏi sự tham gia của nhiều cấp nhân viên. Hiện ngoài các giải pháp ERP của Việt Nam, chỉ có một số giải pháp nước ngoài đáp ứng được tiêu chí này.
- Dịch vụ sau triển khai và khả năng mở rộng. Hệ thống ERP không bao giờ là hệ thống tĩnh. Các quy trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp luôn được thay đổi và hoàn thiện theo nhu cầu tùy biến của hệ thống. Vì vậy doanh nghiệp cần quan tâm tới việc sau khi triển khai thành công hệ thống ERP, dịch vụ bảo trì và nâng cấp hệ thống sẽ được đối tác cung cấp như thế nào? Một giải pháp có thể rất rẻ nhưng trách nhiệm hậu triển khai yếu sẽ có nhiều rủi ro. Ngược lại một giải pháp cao cấp có thể đòi hỏi mức phí bảo trì hàng năm quá cao.
Trên đây chỉ là một số tiêu chí chính, đối với mỗi ngành đều có các yêu cầu đặc thù cần được thỏa mãn. Khi doanh nghiệp đã có đủ công cụ để đánh giá, họ biết cách lựa chọn cho mình giải pháp tối ưu.
Ngân sách cho ERP nên như thế nào?
Ở các thị trường phát triển, nơi hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng giải pháp CNTT trong quản lý, việc lập ngân sách tài chính cho IT hàng năm đã trở thành thông lệ. Đầu tư cho hệ thống ERP không phải là đầu tư một lần, mà đòi hỏi DN phải xây dựng một lộ trình phù hợp, có ngân sách phục vụ việc mở rộng và nâng cấp hệ thống. Thay vì tỷ lệ đầu tư trên doanh số, DN thường quan tâm hơn đến hiệu quả đầu tư, chính xác hơn là hệ số thu hồi vốn (ROI – Return On Investment). Sau bao lâu lợi nhuận sinh ra từ việc ứng dụng hệ thống ERP có thể bù được chi phí đầu tư cho hệ thống. Ở Việt Nam việc xác định đúng con số này không phải là chuyện đơn giản. Tuy vậy đây là bài toán đầu tư thông thường. Nếu doanh nghiệp xác định rõ được mục đích đầu tư và được cung cấp đầy đủ thông tin về các giải pháp, họ có thể dễ dàng lập được ngân sách thích ứng cho việc sở hữu một hệ thống quản lý tổng thể và hiện đại. Ở đây, ngoài nhà cung cấp giải pháp, nhà tư vấn triển khai đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách hàng xây dựng một lộ trình hợp lý cho việc triển khai hệ thống ERP, nói rộng hơn là một chiến lược CNTT cho doanh nghiệp.
Theo eac.vn