Hiện nay, việc sử dụng các phần mềm quản lí hoặc những phần mềm hỗ trợ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đã không còn là một vấn đề mới mẻ và xa lạ nữa. Hầu như doanh nghiệp nào, cũng đều sử dụng một phần mềm quản lí nào đó có thể là một phần mềm kế toán, phần mềm quản lí nhân sự đơn giản hoặc có thể là cả một hệ thống phần mềm phức tạp với đầy đủ chức năng quản lí theo kiểu ERP…
Thị trường phần mềm phục vụ cho các doanh nghiệp khá đa dạng về chủng loại sản phẩm phần mềm, cũng như các chức năng hỗ trợ có trong từng sản phẩm. Dựa trên thông tin của nhà cung cấp giải pháp, lời giới thiệu của các nhà tư vấn, doanh nghiệp có thể mất ít thời gian hơn trong việc lựa chọn một phần mềm nào đó để sử dụng. Theo từng giai đoạn mà xu hướng sử dụng phần mềm của các doanh nghiệp có thể thay đổi cho phù hợp với môi trường hoạt động của cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Sử dụng các phần mềm đơn lẻ, mang tính cục bộ
Đây là xu hướng sử dụng phần mềm đã có từ rất lâu đến bây giờ, số lượng doanh nghiệp sử dụng phần mềm theo cách này vẫn còn rất nhiều. Đó có thể là hình thức sử dụng một phần mềm Kế toán, một phần mềm Quản lí nhân sự… chạy độc lập, với các Cơ sở dữ liệu khác nhau… Số lượng người tham gia sử dụng các phần mềm này không lớn và phần mềm cũng chỉ có những chức năng căn bản, chưa đáp ứng được hầu hết các nghiệp vụ quản lí của doanh nghiệp. Tất nhiên, chi phí đầu tư không cao và thường phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp nhỏ, quy mô hoạt động không lớn.
Xu hướng sử dụng phần mềm đơn lẻ, mang tính cục bộ là một xu hướng cũ, trong môi trường quản lí hiện nay có thể gặp rất nhiều hạn chế. Lợi ích về chi phí đầu tư ban đầu có thể không giúp nhiều cho doanh nghiệp so với những khó khăn và tốn kém trong quá trình cải tạo, nâng cấp thậm chí đổi mới phần mềm khi doanh nghiệp có những thay đổi về mục tiêu sản xuất kinh doanh hay có các tác động khác từ môi trường bên ngoài. Trong quá trình vận hành và sử dụng các phần mềm thuộc dạng này, nhiều doanh nghiệp đã cố gắng phát triển các chức năng dựa trên cái lõi mà phần mềm đã sẵn có, ví dụ có doanh nghiệp phát triển các chức năng của một hệ thống ERP trên nền tảng hệ thống phần mềm Kế toán sẵn có của mình. Điều này thực hiện thì được, nhưng tất nhiên hiệu quả mang lại rất thấp, thậm chí còn tiêu tốn nhiều chi phí và công sức trong tương lai.
Sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lí các nguồn lực một cách hiệu quả, dựa trên sự đầy đủ của các nghiệp vụ chức năng: quản lí bán hàng, cung ứng vật tư, quản trị sản xuất, theo dõi tài chính, các nghiệp vụ quản lí nhân sự… Đây là một hệ thống mang tính “hướng nội”, nghĩa là quản lí hiệu quả các nguồn lực bên trong, sẵn có trong doanh nghiệp.
ERP thường thích hợp với các doanh nghiệp có qui mô hoạt động vừa và lớn. ERP phát huy hiệu quả cao đối với các doanh nghiệp hoạt động chuyên về sản xuất, dĩ nhiên, nó cũng có một phần phục vụ cho các quy trình kinh doanh, bán hàng nhưng đa phần chưa thật hoàn hảo, đặc biệt trong xu hướng kinh doanh ngày nay. Sử dụng hết các tính năng mà một hệ thống phần mềm ERP cung cấp doanh nghiệp sẽ thu được rất nhiều lợi ích, đây là loại phần mềm chú trọng vào vấn đề hoạch định và quản lí nguồn lực như thiết bị, vật tư, sản phẩm, nhân lực, vốn…
Vì chi phí để có được bản quyền sử dụng một phần mềm ERP là rất lớn, đường khoảng vài trăm triệu đồng trở lên, nên các doanh nghiệp của chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc đầu tư tài chính bên cạnh đó là việc tiêu tốn nhiều thời gian và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình chuẩn bị trang thiết bị, máy móc, đào tạo nguồn nhân lực… để có thể khai thác tốt những chức năng mà phần mềm ERP mang lại. Tuy nhiên, lợi ích mà doanh nghiệp có được khi sử dụng ERP là rất lớn nên nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn đầu tư vào lĩnh vực này, có thề bước đầu chưa phải là một hệ thống hoàn chỉnh mà triển khai từng bước, thực hiện theo từng phân hệ với một thứ tự ưu tiên.
Sử dụng hệ thống quản lí thông tin doanh nghiệp MIS
Hệ thống hóa các nguồn thông tin dịch chuyển trong doanh nghiệp, quản lí hiệu quả thông tin hoạt động của các bộ phận, cá nhân là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu trong môi trường quản trị doanh nghiệp hiện nay. Không mang tính kỹ thuật phân tích quản trị, tính toán nhu cầu, định mức các nguồn lực như hệ thống ERP hay không hướng đến vấn đề quản trị khách hàng, đối tác như CRM, hệ thống quản lí thông tin doanh nghiệp MIS (Management Informations System) quan tâm nhiều hơn đến vấn đề tổ chức nguồn nhân lực, tin tức, công việc, các tài liệu, kinh nghiệm phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
MIS thường được các nhà sản xuất phần mềm xây dựng và phát triển trên nền tảng các ứng dụng WEB, hoạt động trong môi trường mạng Intemet hoặc Internet. Doanh nghiệp chỉ cần có một hệ thống mạng nội bộ là đã có thể sử dụng tốt các chức năng của MIS, nếu có sự kết nối Intemet, hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn, khi việc sử dụng không còn bị hạn chế về khoảng cách địa lí.
Về cấu trúc, MIS thường bao gồm các chức năng như hệ thống tin tức, thông báo, các kế hoạch công tác, thông tin quản lí dự án, lưu trữ các tài liệu, họp hay trao đổi thông tin trực tuyến… MIS thường được xây dựng trên nguyên tắc chia sẻ, phối hợp và tham chiếu thông tin giữa các bộ phận, cá nhân trong một doanh nghiệp. Sử dụng MIS, doanh nghiệp sẽ tổ chức các nguồn thông tin dịch chuyển trong doanh nghiệp một cách quy củ, chuẩn tắc và hợp lí hơn, để từ đó, nhà quản lí có thể nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của các đơn vị và đến từng cá nhân.
Sử dụng cho phù hợp…
Phù hợp, hài hòa là những điều doanh nghiệp nên quan tâm, khi quyết định lựa chọn cách thức sử dụng phần mềm quản lí. Một doanh nghiệp nhỏ, với khoảng vài chục nhân viên, doanh số hàng năm ở mức vừa phải, các nghiệp vụ quản lí không nhiều, sử dụng một phần mềm Kế toán, kết hợp với các công cụ quản lí văn phòng như Excel, Outlook… hiệu quả mang lại sẽ lớn hơn việc đầu tư hàng trăm triệu đồng đề có một hệ thống ERP.
Ngược lại một doanh nghiệp lớn, số lượng nhân công lên đến hàng trăm người, nhiều nghiệp vụ quản lí, thì việc sử dụng một phần mềm dạng ERP hay CRM sẽ mang lại nhiều lợi ích. Một doanh nghiệp chuyên về sản xuất như các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực may mặc, điện tử, lắp ráp máy… sử dụng ERP sẽ phù hợp. Hệ thống CRM lại tỏ ra thích hợp hơn đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, ví như Du lịch, Kinh doanh nhà hàng, Siêu thị… MIS có thể áp dụng tốt ở hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự phân biệt này chỉ có tính chất tương đối. Sự linh động và sáng tạo trong quá trình sử dụng phụ thuộc rất nhiều vào thực tế và định hướng hoạt động của mỗi doanh nghiệp.
( Nguồn: Tin học và đời sống )