Chuyển đổi hệ thống đang dùng sang một hệ thống mới là điều doanh nghiệp (DN) rất cân nhắc và chỉ chọn thực hiện khi nhận thấy tiết kiệm được nhiều chi phí đầu tư phần cứng và bảo trì.
Khi nhắc đến Google, người sử dụng thường nghĩ ngay đến công cụ tìm kiếm trực tuyến và email. Tuy nhiên, tầm nhìn của hãng lại có phần xa hơn. Ông Johan Hellstm Segergren, Giám đốc khu vực Thái Lan, Philippines và Việt Nam của Google cho biết: “Chúng tôi đã thấy trước rằng trong tương lai thế giới 100% Web là một trạng thái hoàn hảo cho công nghệ thông tin (CNTT) trong doanh nghiệp (DN), nơi mà các ứng dụng được cung cấp từ một nền tảng chung thông qua Internet và được truy cập từ bất cứ thiết bị nào cho phép chạy trình duyệt”.
Do mọi hoạt động đều diễn ra trên web và từ phía nhà cung cấp, người quản lí CNTT sẽ thoát khỏi việc phải liên tục vá lỗi, nâng cấp, quản lí máy chủ và máy tính để bàn. Thay vào đó, bộ phận CNTT sẽ tập trung nguồn lực vào phối hợp với DN thiết kế và xây dựng các giải pháp tạo ra lợi thế cạnh tranh thực sự, đặc biệt là thương mại điện tử. Điểm nổi bật của Google là các trung tâm máy chủ được nâng cấp thường xuyên và đặt tại nhiều nơi, bên cạnh đó hãng cũng sử dụng hệ điều hành Linux nhằm tăng tính bảo mật và đảm bảo an toàn cho hệ thống lọc mail Google Postini.
Không chỉ có lợi về mặt nhân lực, hệ thống CNTT trên đám mây còn tiết kiệm rất nhiều chi phí cho DN. Theo Ted Schadler, Forrester Research, 2009, chi phí cho một hệ thống mail nội bộ của mỗi người dùng (User) trong một năm là hơn 6 triệu đồng (khoảng 302 USD). Ngoài ra, việc nâng cấp, bảo trì và quản trị cũng tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Tập đoàn Masan, một DN lớn tại Việt Nam, đã thành công khi ứng dụng CNTT trên đám mây. Ông Đinh Kiến Quốc, Giám đốc công ty Gimasys chia sẻ: “Dự án triển khai Google Apps cho Tập đoàn Masan đã rất thành công khi giúp giải quyết các vấn đề vận hành liên quan đến hệ thống mail. Tính đồng bộ trong thực thi cũng qua đó được nâng cao và tăng hiệu năng công việc”.
Chuyển đổi hệ thống
Ông Nhan Thế Luân, Tổng Giám đốc Tập đoàn NCT nhận định: “Các ứng dụng trên website Google đơn giản và dễ dùng nên việc thay đổi hầu như không quá khó khăn. Những người mới hầu như không gặp khó khi sử dụng, còn người cũ chỉ cần 2 – 3 tháng làm quen là có thể sử dụng”.
Về đào tạo, DN cần thu thập thông tin nhóm người dùng để đảm bảo công việc diễn ra tốt nhất. Công việc hỗ trợ sau chuyển đổi cũng rất cần thiết, DN cũng nên chuẩn bị đội ngũ hướng dẫn ở giai đoạn này.
Ông Nguyễn Ngọc Tuấn, Giám đốc triển khai Google Apps của Tập đoàn Gymasis, cho biết: “Việc chuyển đổi dựa trên ba giai đoạn đã được Google khuyến nghị. Đó là: quản lí dự án, cấu hình kĩ thuật và quản trị thay đổi”.
Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất khi thực hiện các bước nói trên, người quản lí cần phải phân bổ thời gian hợp lí. Hầu hết các dự án triển khai Google Apps đều tuân thủ nguyên tắc chung về phân bổ thời gian cho các công việc triển khai chính: Quản trị thay đổi và quản lí dự án cần 30% thời lượng cho mỗi bước, 40% thời gian còn lại giành cho cấu hình kĩ thuật.
Việc quản lí dự án bước đầu giúp xác định mô hình triển khai nào phù hợp nhất với DN. Ở giai đoạn này, DN cần xác định các nhu cầu như: hệ thống mail cần độ ổn định cao cho nhiều người dùng trong các đơn vị, bộ phận và tại các địa điểm, thời gian khác nhau; hệ thống mail phải đảm bảo vận hành thông suốt, chi phí thấp, tăng cường sự cộng tác giữa các nhân viên…
Bên cạnh đó, DN cũng cần quan tâm đến tốc độ triển khai, tác động đến hoạt động của tổ chức, và phương pháp đầu tư tập trung hay “nhỏ giọt”!… Tuy nhiên, theo ông Tuấn, khi thực hiện dự án, cần yêu cầu hỗ trợ từ Google (nhà cung cấp tại Việt Nam là Gimasys) để đảm bảo hệ thống vận hành tốt và đồng bộ không chỉ trong nội bộ DN mà còn với khách hàng.
Bước thứ hai là cấu hình kĩ thuật. Bộ phận CNTT cần xác định những công việc chính phải làm, nhận biết sớm những thách thức công nghệ để dự trù giải pháp xử lí. Người quản lí cần xác định rõ chiến lược chuyển đổi mail ngay từ đầu, xem có cần phải tạm dừng hệ thống cũ không, đặt trả lời tự động (auto-response) thông báo địa chỉ mail mới, người dùng ở bộ phận nào, dùng phần mềm duyệt mail nào, bổ sung phần mềm duyệt mail của thiết bị di động …
Cuối cùng là quản trị thay đổi. Việc quản trị thay đổi có thể giảm bớt chi phí chuyển đổi cho DN, đảm bảo người dùng sử dụng đầy đủ các tính năng của Google Apps. Ngoài ra cần cung cấp tài liệu hỗ trợ cho người dùng. Nhằm hỗ trợ cho truyền thông nội bộ, Google có cung cấp các khuôn (template) như thông báo của công ty, thông báo nội bộ, nhắc lịch chuyển đổi… và mỗi dự án đều có thể tùy chỉnh được.
Theo PCWorld VN