Hóa đơn bán

posted in: Hỗ trợ, Quản lý bán | 0

Mô tả

Hoá đơn bán hàng là một chứng từ đầu ra của hàng hoá hoặc dịch vụ. Mỗi hoá đơn cho một khách hàng riêng biệt và có một mã số duy nhất. Nó bao gồm danh sách các mặt hàng thuộc sở hữu của công ty với giá đầu ra ghi trên hóa đơn. Tổng giá trị của hoá đơn bán hàng là số tiền khách hàng phải trả cho những hàng hóa và dịch vụ bán ra.

Cách tạo một hóa đơn bán hàng

1. Duyệt Bán hàng – Hoá đơn bán hàng
2. Nhấn Thêm để tạo một hóa đơn mới
3. Bạn sẽ thấy mẫu sau:

Cách nhập tiêu đế hóa đơn

1. Số hoá đơn – số  hóa đơn phải là số thống nhất
2. Ngày – ngày trong hoá đơn phải phù hợp với giai đoạn được chọn
3. Hóa đơn– chọn loại hóa đơn phù hợp với đơn đặt hàng hàng
4. Địa điểm – chọn nhà kho nơi bảo quản các mặt hàng cần xuất kho
5. Đại lý – chọn người có thẩm quyền trong quan hệ với các nhà cung cấp
6. Trung tâm – chọn trung tâm giá thành liên quan đến phiếu xuất hàng.


Cách lựa chọn một nhà cung cấp

1. Theo Tên – gõ tên của nhà cung cấp
2.  Theo – nhập mã nhà cung cấp nếu bạn biết
3. Bằng cách Tra cứu – tìm kiếm các nhà cung cấp trong Danh sách đối tác và lựa chọn nhà cung cấp
Nếu trong trường hợp không tìm thấy nhà cung cấp, bạn phải thêm tên nhà cung cấp mới vào Danh sách đối tác

Cách chọn tiền ghi trên hoá đơn bán hàng

1. Loại tiền tệ – đồng tiền ghi trên chứng từ : Theo mặc định, tiền ghi trên chứng từ là đồng tiền quốc gia đang lưu hành, ấn định theo quy định của cơ quan hành pháp. Nếu đồng tiền ghi trên phiếu xuất hàng được phép ghi  một loại tiền thanh toán khác (nội tệ / ngoại tệ), hãy lựa chọn đồng tiền đó từ danh sách các loại tiền
2. Tỷ giá – nếu bạn chọn một loại tiền tệ khác, hãy nhập tỷ giá hối đoái trước khi nhập các mặt hàng
3. Đăng – thông tin sẽ được kiểm tra sau khi bạn đăng hóa đơn

Cách thêm mặt hàng vào nội dung hóa đơn

1. Bấm Lưu tiêu đề để lưu tiêu đề tiêu đề hóa đơn
2. Bấm nút Thêm dòng để thêm các mặt hàng vào hóa đơn
3. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các dòng tồn tại bằng cách sử dụng nút Sửa dòng hoặc các nút Xóa dòng
4. Bạn sẽ thấy mẫu sau

Cách chọn mặt hàng

1. Mã hàng – là thống nhất và được sử dụng cho công cụ tìm kiếm nhanh
2. Tên hàng –  mô tả ngắn gọn sản phẩm. Tên hàng mặc định được đặt trong Danh mục sản phẩm, song có thể thay đổi tên  hàng đó theo sự mô tả mà bạn muốn xuất hiện trên chứng từ phải in.Tên danh mục hàng hóa mặc định sẽ vẫn giữ nguyên trong Danh mục hàng hóa
3. Thuế VAT – Mức phần trăm thuế suất VAT quy định cho từng mặt hàng
4. Thuế hàng– mã số thuế dựa theo tỷ lệ phần trăm thuế từng mặt hàng
5. Số lượng – số lượng mặt hàng bạn muốn nhận
6. Đơn vị đo – là đơn vị qui định cho từng mặt hàng

Cách định giá và giá trị

1. Giá – giá xuất bán của từng mặt hàng có trong danh mục sản phẩm (nhập giá cho sản phẩm khi tạo danh mục sản phẩm bán)
2. Giá và Thuế giá trị gia tăng – giá hiện hành là giá bán có cả thuế giá trị gia tăng
3. Trị giá ròng – Trị giá các mặt hàng hiện hành bằng tiền hàng nhân với Số lượng
4. Trị giá Thuế giá trị gia tăng – tổng  thuế giá trị thuế các mặt hàng hiện đang chịu thuế VAT theo qui định là thuế suất đánh trên trị giá tiền hàng của từng mặt hàng

5. Tổng – Dòng tổng giá trị tại thời điểm lập hoá đơn bao gồm cả thuế giá trị gia tăng và phần giám giá (nếu có)
6. Nhấn Đồng ý để lưu
7. Nếu bạn muốn thêm một dòng mới bấm dòng Thêm

Cách áp dụng giảm giá (tùy chọn)

1. Giá gốc – Là giá cơ sở ban đầu ghi trong danh mục không có giảm giá
2. Nhập Tỉ lệ chiết khấu và giá sẽ được cập nhật như sau:
Giá = Giá gốc – Giá gốc * Tỉ lệ giảm/100
3. Ấn nút chiết khấu ròng nếu Bạn  muốn ghi luôn phần chiết khấu vào dòng tính giá tiền hàng thực xuất.

Trị giá thực xuất = giá gốc * số lượng – chiết khấu

Đơn giá thực = trị giá thực chia cho số lượng

Cách hoàn tất lựa các chọn thanh toán và tất cả các trường

1.Hình thức thanh toán – bạn có thể chọn từ danh sách hình thức thanh toán theo cách bạn muốn trả tiền nhà cung cấp (TIỀN MẶT, PO, vv)
2. Ngày hêt hạn – là ngày cuối cùng mà đối tác cần hoàn trả khoản thanh toán với nhà cung cấp/doanh nghiệp của bạn
3. Số tiền phải trả – số tiền thanh toán tự động cập nhật sau khi bạn nhập một khoản thanh toán. Đó là một trường chỉ được đọc và không được phép thay đổi
4. Giá trị ròng, giá trị VAT, Tổng số – là chứng từ tóm tắt của chứng từ hiện hành

Cách nhập thông tin phân phối:

1.      Loại phân phối – được tự động điền theo chỉ định của nhà cung cấp về loại phân phối

2.      Ngày phân phối – ngày ước tính nhận hàng, dựa vào xác nhận của nhà cung cấp

3.      Thời gian phân  phối – thời gian ước tính nhận hàng, dựa vào xác nhận của nhà cung cấp

4.      Người phân phối – được mặc định là người phân phối đầu tiên của nhà cung cấp với Mã phân phối hợp lệ

5.      Nhận dạng phân phối  và Phương tiện phân phối được tự động điền theo thông tin của người phân phối

6.      Địa chỉ phân phối – địa chỉ phân phối mặc định là trụ sở của nhà sản xuất

7.      Chứng từ phân phối– bạn có thể nhập thông tin thêm về văn bản. Những thông tin này cũng xuất hiện trong văn bản khi in.

Nhấn Đồng ý hoặc Lưu để lưu chứng từ.

Cách xem hoá đơn bán hàng

Danh sách hóa đơn hiển thị mặc định  số hoá đơn hàng, ngày giao hàng, loại hóa đơn, tên bạn hàng và những thông tin liên quan khác.
Nếu hoá đơn có đăng flag, thì sau đó chứng từ sẽ được đăng.

Cách tìm kiếm một hóa đơn bán hàng

Bạn có thể tìm kiếm theo số hóa đơn theo id, ngày giao hàng, ngày nhận hàng, ngày thanh toán , loại hóa đơn, tên bạn hàng hoặc một số thông tin khác trong cột

Cách chỉnh sửa một hoá đơn bán hàng

1. Duyệt Bán hàng – Hoá đơn bán hàng
2. Chọn và mở hoá đơn bạn muốn chỉnh sửa
2. Nếu hoá đơn được đăng, mở hóa đơn và không đăng nó nữa bằng cách nhấn Không đăng
3. Sử dụng chế độ Sửa để chỉnh sửa hóa đơn
4. Nhấn Lưu để lưu thay đổi của bạn
6. Nhấn Đăng để đăng hóa đơn bán hàng vừa chỉnh sửa

Cách xóa một hóa đơn bán hàng

1. Duyệt bán hàng – Hoá đơn bán hàng
2. Nếu hoá đơn được đăng, mở hóa đơn và không đăng nó nữa bằng cách nhấp vào Không đăng
3. Chọn hoá đơn mà bạn muốn xóa và nhấn nút Xóa
4. Sau khi xác nhận quá trình xóa, hóa đơn của bạn sẽ không còn tồn tại

Description

The sale invoice is an output document of goods or services. The invoice is for a particular customer and has a unique identification number. It contains a list of items which leave the ownership of the company at an output price according to the document. The total value of the sale invoice is the amount charged to the customer for the goods and services sold.


How to create a sale invoice

1. Browse SalesSale Invoices
2. Press Add to create a new document
3. You will see the following form:


Invoice Form

How to enter the document header

1. Number – the document number should be unique
2. Date – document date should match the selected period
3. Document – select the type of document that matches the order
4. Location – select the warehouse in which the items are received
5. Agent – select the person responsible in relations with the suppliers
6. Center – select the cost center associated with the incoming document


Invoice Form

How to select a supplier

1. by name – type in the name of the supplier
2. by code – enter the supplier code if you know it
3. by lookup – search the supplier in the Partner List and select it from there
In all cases, if the supplier is not found, it must be added as a new supplier in the Partners List.


How to select the document’s currency

1. Currency Type – document currency. By default, the document’s currency is the national currency, configured in the Administration module. If the document is in another currency (import/export), select it from the list
2. Currency Rate – if you select another currency, enter the exchange rate before entering items
3. Posted – the box will be checked after you post the document


How to add items into content

1. Press Save header to save the document header
2. Press Add line button to add items in the document
3. Afterwards, you can modify or delete existent lines using Edit line or Delete line buttons
4. You will see the following form:


How to select the item

1. Item Code – it is unique and is use for a quicker search
2. Item Name – short description of the item.The default name is the one set in the Items Catalog, but it can be changed according to the description you want to appear on printed document. The default Item Name will remain the same in the Items Catalog
3. Item Vat – percentage of the item tax
4. Item Tax – the code of the item tax, according to the item vat percentage
5. Quantity – the quantity you want to receive
6. Unit -measurement unit of the current item


How to set prices and values

1. Price – the selling price that appears in the item list ( the price is entered when creating an item )
2. Price+Vat -current price including the item vat value
3. Value Net – value of the current item as Price * Quantity
4. Value Vat – total tax value of the current item as tax percentage of the net value
5. Total – total value of the current line including Value Vat and Discount (if applied)
6. Press OK to save
7. If you want to add a new line press Add line


How to apply discounts (optional)

1. Price Base – the initial item’s base price without discount
2. Enter the Discount Rate and the price will be updated as:
Price = Price Base – Price Base * Discount Rate/100
3. Enter the Discount Net if you want to subtract the discount from the line value
Value Net = Price Base * Quantity – Discount Net
Price Net = Value Net / Quantity


How to complete the payment options and total fields

1. Payment Type – you can choose from the list the way you want to pay the supplier ( CASH, PO, etc )
2. Due date – it’s computed as Invoice date + Partner’s due days, but you can change it
3. Payment Amount – the paid amount updated automatically after you enter a payment. It’s a read only field and cannot be changed
4. Value Net, Value Vat, Total – document summary values in document’s currency


How to enter delivery information

1. Delivery Type – is automatically filled with the supllier’s assigned delivery type
2. Delivery Date – date estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
3. Delivery Time – time estimated to receive the goods, according to the supllier’s confirmation
4. Delivery Person – by default it’s the first supplier’s contact person with a valid delivery code
5. Delivery Identity and Delivery Vehicle are automatically filled with person’s data
6. Delivery Address – the default delivery address is the suplier’s headquarters
7. Delivery Notes – you can enter here addittional informations regarding the document. These informations also appear on the printed document

Invoice Form

Press OK or the Save button to save the document.


How to view sale invoices

By default, invoices list display the number, date, document, partner name and others.
If the invoice have the post flag, then the document is posted.


How to search a sale invoice

You can search invoices by id, number, bar date, document, partner name or any other column in the columns combo.


How to edit a sale invoice

1. Browse SalesSale Invoices
2. Select and open the invoice you want to edit
2. If the invoice is posted, open the invoice and unpost it by pressing Unpost
3. Use the Edit Mode to edit the document
4. Press Save to save your modifications
6. Press Post to post the document


How to delete a sale invoice

1. Browse SalesSale Invoices
2. If the invoice is posted, open the invoice and unpost it by clicking Unpost
3. Select the invoice you want to delete and press the Delete button
4. After confirming the deleting process, your invoice will no longer be available

Bình luận