Cách tính ROI cho dự án RVX ERP

Giới thiệu về bảng tính ROI

Mục đích của một giải pháp “Quản trị tổng thể các hoạt động kinh doanh” là để theo dõi dữ liệu kinh doanh của bạn, xác định những điều bạn cần chú ý, thông tin đến những người thích hợp để, và tự động thực hiện và xử lý các hành động đáp ứng đầy đủ các điều kiện mà người quản lý đặt ra.

Việc tính toán ROI (tỷ lệ hoàn vốn đầu tư – Return Of Investment) bằng phương pháp “tính ROI tối thiểu” chỉ thông qua 5 kịch bản kinh doanh đầu tiên, được áp dụng cho hầu hết các tổ chức khi sử dụng bất cứ một giải pháp ERP nào. Các con số đưa ra tại các kịch bản được ước tính hoặc sử dụng thống kê từ “dữ liệu lịch sử” trong việc sử dụng ERP của khách hàng nhằm xác định tỷ lệ cải thiện trong quá trình kinh doanh thực tế.

Các kịch bản còn lại cho phép bạn thực hiện những “bảng tính ROI nâng cao” dựa trên những quy trình kinh doanh phức tạp hơn (trong một số trường hợp, ngành công nghiệp cụ thể) mà có thể hoặc không thể áp dụng đối với tổ chức của bạn.

Bảng tính ROI này xác định một tỷ lệ hoàn vốn hàng năm tại nhiều công ty đã sử dụng trong 3 năm và có nhiều công ty đã đạt tỷ lệ thu hồi vốn gấp nhiều lần so với kết quả đưa ra trong bảng tính.

Giá nhân công trên phút

Một số kịch bản trong các bảng tính này dẫn tới việc tính ROI bằng sự tiết kiệm thời gian. Vì vậy nó liên quan đến việc tính giá nhân công là giá trung bình nhân viên ứng dụng ERP và việc tính giá nhân công trung bình của lãnh đạo.

Giá nhân công của nhân viên trên phút (CPMPS)

Lương tháng Lương tuần Lương giờ Lương phút

 

Giá nhân công của lãnh đạo trên phút (CPMPE)

Lương tháng Lương tuần Lương giờ Lương phút

 

Tính toán ROI cơ bản (Kịch bản 1-5)

Kịch bản 1: Tự động tạo và in hoá đơn và phiếu xuất

Tại đây so sánh với việc làm hoá đơn, phiếu xuất hoặc đơn đặt hàng hoàn toàn tự động với việc làm bằng tay, hoặc một phần bằng máy, hoặc một số phần mềm không tích hợp khác. Sơ tính nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm thời gian cho mỗi hoá đơn (phiếu xuất, đơn hàng…) trung bình là 2 phút.

Số HĐ/tháng Số HĐ/năm Số phút tiết kiệm/năm Giá nhân viên/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 2: Theo dõi hàng tồn và tự động làm đơn đặt hàng

Sự so sánh giữa việc tự động hoá với tình trạng hiện tại, theo dõi hàng tồn trực tuyến, tự động xem xét sự cần thiết và tạo đơn đặt hàng. Theo kinh nghiệm thì nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm trung bình 3 phút cho mỗi đơn đặt hàng (PO).

Số PO/tháng Số PO/năm Số phút tiết kiệm/năm Giá nhân viên/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 3: Lập, in và chuyển các báo cáo phân tích

Sự so sánh giữa việc tự động hoá và tính xác thực với tình trạng hiện tại, theo dõi các hoạt động cũng như các báo cáo phân tích thường ngày. Theo kinh nghiệm thì nếu sử dụng ERP sẽ tiết kiệm trung bình 4 phút cho mỗi báo cáo. Chưa kể đến tính chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tự động.

Số BC/tuần Số BC/năm Số phút tiết kiệm/năm Giá nhân viên/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 4: Quy trình liên hoàn và xét duyệt

Nếu bạn đang có quy trình quản lý chất lượng (ISO-9001) hoặc quản lý nội bộ trong đó có những công đoạn xét duyệt (như đơn đặt hàng) và phải chờ đợi người có thẩm quyền duyệt, nhiều khi rất mất thời gian và làm gián đoạn quy trình làm việc. Với hệ thống ERP cho phép xét duyệt tự động hoặc xét duyệt từ xa, có thể tiết kiệm thời gian cho mỗi xét duyệt (XD) trung bình 10 phút.

Số XD/tuần Số XD/năm Số phút tiết kiệm/năm Giá lãnh đạo/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 5: Tự động tạo và phát hành theo format chuẩn

Doanh nghiệp bạn đang có rất nhiều những chứng từ theo kiểu mẫu riêng như phiếu xuất, hoá đơn, packing list, hợp đồng… mà hiện nay đang sử dụng bằng word/excel để soạn thảo trên máy của mỗi nhân viên. Với ERP bạn sẽ tiết kiệm trung bình 3 phút cho mỗi chứng từ đó là chưa kể đến tính quy chuẩn và xác thực của những chứng từ (CT) được tạo tự động từ hệ thống.

Số CT/tuần Số CT/năm Số phút tiết kiệm/năm Giá nhân viên/phút ROI (VNĐ)

 

TỔNG CÁC ROI CƠ BẢN (VNĐ): 

(Các ROI tối thiểu này chỉ có thể đưa ra phần giá trị cơ bản và rất nhỏ của ERP đối với doanh nghiệp)

Tính toán ROI nâng cao (kịch bản từ 6-20)

Kịch bản 6: Thất thoát khi áp dụng những chính sách khuyến mại

Bạn cần tung ra các chính sách khuyến mại nhằm tăng sự hiện diện của công ty, đưa giá trị đến người tiêu dùng và tăng doanh số. Nếu các chương trình khuyến mại (CTKM) này không được thực hiện một cách tự động và bạn không kiểm soát được thì nguy cơ bị lợi dụng và dẫn đến thất thoát sẽ rất cao chưa kể đến những tác hại tiêu cực có thể xảy ra. Kinh nghiệm các công ty chú trọng đến vấn đề này có thể rút ra con số tránh thất thoát trung bình là 20% tổng giá trị khuyến mại đưa ra.

Số CTKM/tháng Số CTKM/năm GTKM/năm % tiết kiệm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 7: Kiểm soát hàng tồn kho

Bạn thường gặp khó khăn trong kiểm soát hàng tồn khó dẫn tới trường hợp số hàng tồn kho quá cao hoặc quá thấp. Việc tối ưu quay vòng vốn là sự sống còn và cũng là thế mạnh cạnh tranh của mỗi doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 1% tổng vốn quay vòng mà có thể mang lại được hiệu quả gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Vốn lưu động Số vòng quay vốn/năm VNĐ mua/năm % tiết kiệm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 8: Kiểm soát giá vận chuyển và các chi phí liên quan

Bạn có thể sử dụng các đối tác vận chuyển để phục vụ cho việc mua hoặc bán hàng (tạo nên một chuỗi cung ứng) và nếu việc kiểm soát không được thực hiện một cách tự động hoặc chặt chẽ thì những thất thoát của bạn có thể lên đáng kể. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 2,5% tổng chi phí vận chuyển.

Số km vận chuyển/năm Số lượt vận chuyển/năm Phí vận chuyển/năm % tiết kiệm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 9: Kiểm soát ngân sách

Bạn có thể gặp phải những trường hợp vượt quá ngân sách nếu không kiểm soát được những chi tiêu phát sinh liên tục dẫn tới phải dừng hoặc thay đổi dự án so với ban đầu. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 2% tổng ngân sách hàng năm nhưng hiệu quả mang lại có thể gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số dự án/năm Ngân sách TB/dự án Tổng ngân sách dự án/năm % tiết kiệm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 10: Theo dõi nhà cung cấp

Bạn có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi những giá bán, khuyến mại, chiết khấu, thời hạn giao hàng, chất lượng sản phẩm… của các nhà cung cấp cũng như việc thực hiện có đúng với chính sách hay không. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP tốt có thể tiết kiệm được trung bình 1% tổng vốn quay vòng.

Vốn lưu động Số vòng quay vốn/năm VNĐ mua/năm % tiết kiệm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 11: Kiểm soát thời hạn thành toán

Việc theo dõi công nợ thường xuyên, thời hạn thanh toán của khách hàng (cũng như đối với nhà cung cấp), tiến đến theo dõi tuổi nợ một cách tổng thể là công việc mất khá nhiều thời gian và công sức đồng thời cũng thường xuyên xảy ra những sai sót gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi có ứng dụng ERP tốt có thể giảm được mức độ  trung bình 12% tổng nợ xấu hàng năm và thúc đẩy được sự luân chuyển tiền tệ đều đặn hơn.

TB nợ quá hạn/năm TB nợ khó đòi/năm TB nợ xấu/năm % giảm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 12: Sai sót do con người

Bạn vẫn thường xuyên đối mặt với những sai sót do con người thực hiện, nhiều sai sót phải qua nhiều thời gian mới phát hiện được nhưng để truy tìm nó mất rất nhiều thời gian nhiều khi không thể. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được những chi phí do sai sót, và có thể giúp giảm sự mất doanh thu 0.25% cùng với hiệu quả gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số HĐ/năm GT TB/HĐ Doanh số/năm % tăng ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 13: Mất mát hoặc bị trùng dữ liệu

Với những phần mềm đơn giản, đơn độc hoặc bảng tính excel thì việc không quản lý được dữ liệu thường xuyên xảy ta như: mất mát, trùng lắp, bị thay đổi, mất gốc, mất mối liên hệ, v.v… như vậy không những phương hại cho dữ liệu mà còn cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm trung bình thời gian làm việc là 120 phút cho một người một năm nhưng thực chất hiệu quả của nó gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số users Số phút sử dụng/năm Giá nhân công/phút Số phút giảm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 14: Đáng lẽ xảy ra mà không xảy ra

Nhiều dữ liệu thường ngày, nhất là những dữ liệu ngoài kế toán chưa được quan tâm đúng mức, gây nên những tổn thất không đáng có như hàng không đến theo đơn đặt hàng, không gia hạn hợp đồng khi tới hạn, không kịp đòi nợ… Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP có thể giảm được thời gian kiểm tra 15 phút mỗi tuần và hiệu quả mang lại gấp bội so với chi phí tiết kiệm được.

Số KS viên Số phút/tuần Số phút/năm Giá KS viên/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 15: Kinh doanh không có liên hệ với tài chính

Nhân viên bán hàng luôn muốn có doanh số và phó mặc cho kế toán tài chính kiểm soát công nợ và đòi nợ, cùng lắm sẽ chạy sang để xin ý kiến của kế toán tài chính nếu bị bắt buộc. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP sẽ có thể giảm thời gian trung bình được 20 phút cho 1 người sử dụng trên 1 tháng nhưng hiệu quả mang lại gấp nhiều lần so với chi phí tiết kiệm được.

Số người dùng Số phút/năm Số phút tiết kiệm Giá nhân công/phút ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 16: Khách hàng bất bình/giảm doanh thu

Bạn có thể đối mặt với việc khách hàng quay lưng lại hoặc thay đổi thói quen mua sắm, nhưng cho đến khi nhận thức được điều này nhiều khi đã quá muộn. Các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể giảm được những chi phí chăm sóc khách hàng trung bình 0.5% doanh số cùng với hiệu quả khác có thể đánh giá được tuỳ từng trường hợp cụ thể.

Số đơn hàng/năm Ngừng hoạt động Doanh số/năm % hiệu quả ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 17: Hạn sản phẩm tồn kho

Nhiều khi bạn phải kiểm soát hàng tồn theo từng lô từng date vì có hạn sử dụng theo một thời gian nhất định, khả năng chịu thiệt hại khá nhiều khi phải huỷ hàng cận date hoặc quá date. Kinh nghiệm khi ứng dụng ERP tốt có thể giảm những chi phí huỷ hàng tồn trung bình là 7% trên tổng chi phí mất mát nhưng hiệu quả kinh doanh có thể gấp nhiều lần so với chi phí tiết kiệm được.

Định mức hàng huỷ Tỷ lệ thực tế hàng huỷ/năm GT huỷ TB/năm % giảm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 18: Tuổi tồn kho

Tồn kho là vấn đề hàng ngày nhưng tuổi tồn là vấn đề dài hạn tương đối hóc búa cần giải quyết, có những mặt hàng lưu kho quá lâu làm giảm hiệu quả sử dụng vốn và ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt có thể giảm những chi phí tồn đọng vốn trung bình là 1% trên tổng chi phí tồn kho nhưng hiệu quả kinh doanh có thể gấp nhiều lần so với chi phí tiết kiệm được.

Số lượt hàng ra vào/tuần Tỷ lệ lấp đầy kho GT tồn kho/năm % giảm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 19: Chế độ thưởng khách hàng

Nhiều khi bạn đưa ra chính sách khen thưởng khách hàng nhưng bộ phận bán hàng không đáp ứng kịp thời, hoặc mang tính chất chủ quan, khó kiểm soát. Kinh nghiệm các doanh nghiệp ứng dụng ERP tốt sẽ tăng trung bình hàng năm 0.5% số đơn đặt hàng và hiệu quả hình ảnh của doanh nghiệp có thể gấp nhiều lần như vậy.

Số đơn hàng/năm Tỷ lệ tăngnăm Doanh số bán hàng/năm % tăng đơn hàng ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 20: Kiểm soát lợi nhuận

Doanh nghiệp có thể cho phép nhân viên tự do quyết định giá trong một khảng nhất định nào đó nhưng lại rất khó quản lý việc thực hiện có hoàn toàn đúng hay không, ít nhất là không được bán giá thấp hơn giá vốn trong khi nhân viên không được biết giá vốn. Khi có ứng dụng ERP thì doanh nghiệp có thể giảm những mất mát doanh thu không đáng có trung bình là 0.25% trên tổng doanh thu.

Số đơn hàng/năm GT TB/đơn hàng Doanh số/năm % giảm mất mát ROI (VNĐ)

 

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng những bảng ROI nâng cao riêng tuỳ theo tính chất hoạt động và đặc thù của doanh nghiệp.

TỔNG CÁC ROI NÂNG CAO (VNĐ):

Những tiêu chí giá trị ảo và vô hình

Đây là những giá trị mang tính đẳng cấp của doanh nghiệp, nó bao gồm thương hiệu, hình ảnh, sự thoả mãn của khách hàng, v.v… Những giá trị vô hình này có thể đưa doanh nghiệp lên rất cao nhưng cũng có thể vùi dập doanh nghiệp nếu đi theo chiều hướng ngược lại.

Làm thế nào để lượng hoá được những điều như “sự thoả mãn của khách hàng”? Để cung cấp “siêu dịch vụ khách hàng” là điều mong muốn, nhưng hầu như không thể thực hiện khi chúng ta lại cần phải tiết kiệm chi phí, hoặc doanh số phụ thuộc vào “sự quan tâm của khách hàng”. Nhưng dù sao thì cuộc chiến ngày nay vẫn là sự tập trung vào chăm sóc khách hàng, chúng ta càng phải gần gũi với khách hàng bao nhiêu thì càng có nhiều cơ hội tăng doanh thu bấy nhiêu.

Như vậy chúng ta có thể có phép tính đo đạc con số “x” là “hành vi của khách hàng quan tâm” tương ứng với một hoặc nhiều đơn hàng mang lại. Điều này có thể được thể hiện trong 5 kịch bản sau đây. Giả định sẽ chọn con số 1000 là “số hành vi tốt của một khách hàng” mà có thể mang lại một đơn hàng duy nhất trong năm.

Kịch bản 21: Giao hàng sớm/muộn

Khách hàng của bạn đã nhận hàng sớm hay muộn? Khách hàng có biết trước được khi nào hàng sẽ tới tay họ hay không? Hay họ chỉ được biết sau khi nhận hàng?

Tác động của khách hàng: Thông báo cho khách hàng thời điểm và kể cả những lúc hàng đến sớm hoặc muộn so với thời điểm làm cho khách hàng cảm nhận sự quan tâm của bạn đến họ, kể cả sau khi họ đã đặt hàng.

Số đơn hàng/năm Số đơn hàng mới của KH hảo tâm GTTB/đơn hàng mới do quan tâm % khách hàng hảo tâm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 22: Phản hồi dịch vụ khách hàng

Công ty bạn có sử dụng “cấp độ dịch vụ” để điều chỉnh thời gian phản hồi dịch vụ mà khách hàng chờ đợi không? Bạn có theo dõi thời gian phản hồi này không để xác định mức độ đáp ứng của nhân viên phục vụ hay không?

Tác động của khách hàng: Mỗi dịch vụ đòi hỏi của khách hàng là một cơ hội để bạn đo đạc và chứng tỏ mức độ thoả mãn của bạn với khách hàng.

Số vấn đề dịch vụ KH/năm Số đơn hàng mới của KH hảo tâm GTTB/đơn hàng mới do quan tâm % khách hàng hảo tâm ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 23: Trách nhiệm chăm sóc

Doanh nghiệp bạn đang có chế độ chăm sóc, thưởng cho những khách hàng chung thuỷ? Bạn có “nhớ” quan tâm đến họ trong những dịp đặc biệt như sinh nhật, ngày hết hạn hợp đồng, ngày bảo dưỡng, v.v…?

Tác động của khách hàng: Bạn sẽ nghe thấy giọng khách hàng đầy phấn khích “ôi, các anh nhớ”, “các anh đã ghi lại”… Những thông tin chủ động tới khách hàng chứng tỏ bạn đang thực sự quan tâm đến họ.

Số khách hàng Hợp đồng thêm/KH Số đơn hàng mới do sự quan tâm GTTB các đơn hàng ROI (VNĐ)

 

Kịch bản 24: Theo dõi email và website

Bạn cho phép khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng liên lạc với công ty thông qua email hoặc website?

Tác động của khách hàng: Khi một yêu cầu tới từ email hoặc website, ai nhanh tai sẽ bắt được mồi.

Số đơn hàng/tuần Số đơn hàng/năm GTTB/đơn hàng mới do quan tâm GTTB các đơn hàng ROI (VNĐ)

 

Những kịch bản liên quan đến những giá trị vô hình của công ty có thể được thiết lập rất nhiều và cần có sự đồng thuận giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP

Trên thực tế mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng, vì vậy cần phải xây dựng những kịch bản ROI riêng, với những ưu tiên riêng. Doanh nghiệp càng đặc thù thì càng có cơ hội phát triển vượt bậc nhưng lại càng cần những công cụ công nghệ hỗ trợ đắc lực hơn.

VIAMI Software sẵn sàng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ERP nhằm tăng ROI của doanh nghiệp và mức độ hưởng thụ của VIAMI sẽ phụ thuộc vào ROI và chỉ là một phần của ROI. Đây là công việc cực kỳ khó khăn và đầy thách thức nhưng sự thành công của khách hàng là nguồn lực duy nhất để VIAMI tồn tại và phát triển.

VIAMI đã có truyền thống góp phần giúp cho nhiều doanh nghiệp “phát triển gấp nhiều lần” như Sony Center tại Rumani từ 4 cửa hàng lên 13 cửa hàng bắt đầu từ 2003, Trần Anh từ 2 cửa hàng nhỏ ứng dụng giải pháp của VIAMI từ 2006 đã thành chuỗi siêu thị điện máy như ngày nay, iOne từ một cửa hàng lên chuỗi 5 cửa hàng ở HN và TP HCM chỉ trong vòng hơn 1 năm, v.v…

Với 15 năm kinh nghiệm của mình, VIAMI sẵn sàng cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản trị bền vững nhằm giúp doanh nghiệp phát triển gấp bội và hưởng thụ theo mức độ thành công.

Tham khảo từ nguồn Internet

Bình luận
Comments are closed.